郵送時と領収書に関する代表社員の宛名の表記方法

意外と気になる、そして誰かに聞こうにも聞きにくいのがビジネスマナーとして郵送時の宛名の書き方や、領収書の宛名のもらい方です。それが合同会社の代表社員に関するものだと、書く機会なんて滅多にないからさらに頭を悩ませることでしょう。

そこで、今回はシンプルに以下の二点を整理してみる事にしました。

(1)合同会社の代表社員に対する郵送時の宛名の書き方
(2)合同会社の代表社員に対する領収書の宛名の書き方

普段は行うことの少ない内容だからこそ、ここで改めて確認しておきましょう。

◆(1)合同会社の代表社員に対する郵送時の宛名の書き方

合同会社の代表社員って?

会社の種類はいくつかあって、ほとんどが株式会社なのですが最近人気なのが合同会社です。詳細はこちらの「合同会社の代表社員を決める上での注意点」を参考して頂くことにして、宛名を書く時のポイントである役職は代表社員です。代表取締役ではないので注意して下さいね。また、会社名の前後には株式会社と同じく合同会社と付けるようにします。

具体的な合同会社の代表社員への宛名の書き方

基本的に会社宛てに送る宛名は、「会社名 役職名 名前 様」となるわけですので、このルールに従えば、もし私が合同会社ゴハンという会社の代表社員の場合、宛名は以下の様になるのです。

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〒111-1111
東京都〇〇区〇〇1-1-1

合同会社ゴハン
代表社員 ごはんつぶ 様

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ちなみに、個人宛てではなく、組織や団体宛てに送る場合は、組織名・団体名の後に御中をつけます。上記の例でいけば「合同会社ゴハン 御中」という形です。間違えて様を付けてしまいそうになりますが、注意したいところです。

間違ってはいけない「殿」の使い方

また、代表社員に対する宛名を調べていていろいろな気づきがあったのですが、宛名の書き方で代表社員に限らず、当たり前だと思ってたり、間違って認識し続けていたことがありました。

例えば、「合同会社〇〇 〇〇社長殿」は正しいのか?という疑問に関しては、「〇〇殿」は目上の人が目下の人に使うものらしいのです。ついつい殿様を思い浮かべて目下の人が目上の人に使うものかとばかり思ってしまいましたが、違うようですね。今まで使ったことはないのですが、この時点でわかってよかったです(笑)。

◆(2)合同会社の代表社員に対する領収書の宛名の書き方

会社経営をしていたら、領収書をもらう場面は多くなるかと思います。そんな時、合同会社の代表社員としてどんな宛名の領収書をもらっておけば良いのか確認しておきましょう。

領収書について整理

確認する必要は無いと思いますが、会社経営上の領収書の扱いや税金対策に役立つ情報についてはこちらの「領収書をしっかり経費にして税金対策をする!」の記事をご覧下さい。会社を経営すると使った経費の証拠として領収書や領収証が必要になります。合同会社も会社なので、何か買い物をしたり、会議や接待のために飲食店を使ったりしたら領収書や領収証をもらい、保存しておくと良いでしょう。

宛名は空欄や上様だと税務調査で否認の可能性

よく領収書をもらう時に「空欄のままでいいよ!」とか「上様でお願いします」と言ってしあいがちですが、空欄の宛名や、上様とした宛名だとNGですし、自分で宛名を書いてしまったら税務調査の時に筆跡を見られ指摘を受ける可能性もあります。ですので、領収書をもらう時はなるべく具体的な名称を宛名でもらうようにして下さい。

具体的な領収書の宛名のもらい方

領収書の宛名をもらう時には、合同会社の名前か、代表社員の名前をもらうようにして下さい。両方必要というわけではなく、最低でもどちらかを書いてもらえれば大丈夫です。

◆合同会社設立時に法務局へ郵送する時の宛名の書き方は?

ちなみに、合同会社を設立する手続きで、法務局へ会社設立書類を郵送する場合があります。通常は法務局に書類を届けた日が設立日となりますが、希望の日時にどうしても他の予定が入っていて直接手渡しで届けることが出来ない場合は、設立書類を郵送します。

法務局への宛名の書き方

その際は、管轄の法務局の住所を書き「〇〇法務局〇〇出張所 御中」という書き方で問題ありません。また、余白に「登記申請書類在中」と書いて送ると良いでしょう。届いた日が会社設立日となるわけですので、後追い機能のようなものがついているサービスが良いでしょう。レターパックや宅配便などはインターネット上で届いているかどうかが確認できるのでとても便利です。

管轄の法務局へ郵送するように要注意

いくら宛名が完璧でも郵送する法務局の場所が間違っていたらどうにもなりません。希望の日に会社を設立したいのであればなおさらです。意外と管轄の法務局を間違ってしまう場合があるので、注意しておきましょう。

◆郵送時と領収書に関する代表社員の宛名の表記方法

いかがでしたでしょうか。細かいお話になってしまいましたが、合同会社の代表社員の宛名の書き方には十分に注意してくださいね。郵送時はもちろんですが、領収書をもらう時の宛名の書き方で不備があると経費にすることが出来なくなり、極端な話をすると税金対策での効果に違いが出てくるので面倒ですが一つ一つ丁寧に対応するようにしましょう。

このように合同会社の税金対策にはいくつかポイントがあるのですが、詳しくはこちらの「合同会社を設立するからこそ出来る税金対策について完全整理」の記事をご覧下さい。