代表社員の意見書を作成して就業規則を改定する際の注意点

会社の従業員(社員)についてルールをまとめた就業規則というものがあります。この就業規則は一定の条件を満たす会社は作成しないといけませんが、状況によっては社員を代表する代表社員の意見書も一緒に出さなくてはいけません。

今回は会社の従業員(社員)を代表する人という意味での代表社員が意見書を作成する時の注意点・ポイントについてまとめてみました。

◆社員のルールを決めた就業規則の基本事項を整理

代表社員による意見書について考える前に、就業規則について基本的な内容を整理しておきましょう。

就業規則とは何か

就業規則とは、会社のルールを決めたものです。たとえば「働く時間は何時から何時まで」、とか「休憩時間はどうする」とか「休日はいついつです」みたいな働く人の時間に関することや、「お給料はいくらです」とか「ボーナスはいくらです」といった賃金に関することなどが書かれているものです。私たちが働くための条件は労働基準法という法律によって、最低限の条件が定められているのでこれを就業規則は下回ることはできません。

小規模事業者でも有効な就業規則の作り方

就業規則は立ち上げたばかりお会社でも、数人しか雇わない個人事業主でも作成した方が良いです。自分でも作成できるので、就業規則の作成の仕方をアドバイスした動画あるので参考になるかもしれません。

◆就業規則の作成から運用の具体的な流れ

それでは代表社員の意見書もからめて、就業規則の作成からの流れを見ていきましょう。

(1)就業規則を作成する

就業規則の作成をします。厚生労働省から雛形も共有されているので、自分で作成する事も可能です。時間が無いとか、面倒というのであれば社会保険労務士の先生に依頼する事も可能ですが、手数料の費用もかなりかかるので注意が必要です。

(2)代表社員の意見書を作成する

就業規則を作成したら、次に社員を代表する人から意見を聞いて意見書を作成します。基本的に就業規則の作成義務は「常時10人以上雇用する会社」と定義づけられていますが、それ以外でも就業規則を作成したのであれば、代表社員の意見書も添えて労働基準監督署へ提出しないといけません。

・なぜ代表社員の意見書が必要なのか

就業規則は労働基準法を元に作成しないといけないとはいえ、作成するのは雇用する側です。悪い経営者であれば、自分の有利になるように勝手にルールを決めてしまいかねませんよね。そこで、従業員に就業規則の内容を吟味してもらうためにも、代表社員を一人決めてその人の意見書も一緒に出す事によって、従業員の意見も就業規則に反映させようという意図があります。

・代表社員の意見書で反対意見が出た時はどうするのか

社員を代表する人が意見書によって就業規則の反対意見を出したとしても、その就業規則が労働基準法に違反するものでなければ、受理されないわけではないんです。代表社員の意見書では、従業員の意見を聞いたという民主的なプロセスを踏んだという点が大事なわけですね。

・代表社員の意見書で反対が出れば会社としても何らかの対応を

就業規則に意見書で反対されたからといって、その運用を強制的に行っても従業員のモチベーションは維持できないでしょう。健全に会社運営をするためにも、従業員から理解を得られるように説明会を開いたり、個別で面談など雇用する側の誠実な対応が必要だと思います。

(3)労働基準監督署に就業規則と意見書を提出し全員へ周知

就業規則が出来上がると次に管轄している労働基準監督署へ就業規則と代表社員の意見書を提出します。

 

◆就業規則で代表社員の意見書を提出する際の注意点

これまでに出なかった代表社員の意見書に関する注意点を最後に整理しておきますね。

・従業員の代表(代表社員)はどうやって決まるのか

就業規則の意見書を出すための代表社員はどうやって決めるのでしょうか。基本的には、社員の過半数が所属する労働組合があれば、その労働組合が従業員の代表となります。労働組合が無い場合は、従業員の中から挙手や話し合いで代表社員を決める事になります。会社側の都合で代表社員を選出して意見書を出すという事はダメなんですね。

・代表社員の意見書を提出しないとどうなるのか

代表社員の意見書が提出できないとしても、客観的に意見を聞いた事を証明できれば良いようですね。従業員や代表社員から意見を聞く事が重要ですので、それを客観的に証明できるようにしておくのも大切ですね。

・複数の事業所がある場合は事業所単位で代表社員の意見書を提出

就業規則は会社で一つ出せばいいわけではありません。複数の事業所を持つ会社は事業所ごとに就業規則を提出しないといけません。そのため、代表社員の意見書もそれぞれ作成し、事業所を管轄している労働基準監督署に提出することになります。

◆企業の繁栄には従業員の質がとても大事

ここまで見てきた通り、従業員から代表社員を選出して就業規則を作成・修正するには会社側と働く側の信頼関係が必要不可欠です。

強い企業を作るためには従業員の質が大切

厳しい経営環境の中で生き残っていくには社長と従業員が一枚岩となって事業に向き合うしかありませんが、何かを理由にモンスター社員とまではいかないまでも、和を乱すような社員がいればそれだけで機会の損失になりますよね。どうしても質の高い社員が必要なのです。

従業員の質は採用時に社長の右腕となる人を見極められるかどうか

将来の会社を担う、社長の右腕となる人材は採用方法さえ間違えなければ採用できます。代表社員を選出して、意見書で就業規則に反対なんてことも無いでしょう。そうした強い組織を作るためのノウハウが「右腕採用力養成講座」という本で紹介されていますので、良かったら質の高い従業員を採用する参考に利用して下さい。

◆代表社員の意見書を作成して就業規則を改定する際の注意点のまとめ

会社の従業員向けのルールブックである就業規則は会社側で一方的に決める事はできないんですね。あくまでも従業員を代表する労働組合や、従業員を代表する代表社員から意見を聞いて意見書も一緒に労働基準監督署に提出しないといけないんですね。

とはいえ、これからの時代は雇用する側が一方的に労働者を搾取するようなブラック企業は生き残っていけないでしょうから、社員の幸せを追求する会社が増えて欲しいと思います。

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