犬でもわかる!会社設立時に公証役場で定款認証手続きをする全手順

会社設立の中でも特に株式会社の設立は、合同会社と比べて特に複雑です。会社設立の全体的な手順・流れ・費用はコチラの記事で紹介しているので、参考にしてもらうとして、ここでは会社設立時の公証役場のパートを細かく見ておきたいと思います。

ごはんつぶ
でも、さすがにタイトルは盛りすぎでしょ。犬にはわからないよ、犬には。せめてご飯つぶでもわかるぐらいにしておきなよ。

はい、それでは早速詳細を一緒に確認していきましょう!

◆公証役場の基本事項を整理

まずは公証役場の役割とか、どんな人がいるとか、管轄とかどうなっているとか基本的な内容を整理しておきましょう。

公証役場の役割とは何か?

・公証する役場が公証役場、公証してくれる人が公証人

公証役場とは呼んで字の如く「公証する役場」です。公証とは、「公に証明する」というものですから、書類や文書をちゃんとした法律のルールに従って作られているとか、偽造されていないとかを証明する場所です。その公証の手続きをしてくれる人が公証人という公務員です。

・公証役場ではどんな書類や文書を認証してくれるのか?

普段の生活で公証役場に行く事なんてほとんど無いと思います。具体的なイメージをしやすいのは遺言かもしれませんね。相続の時はトラブルが起きがちですから、遺言という形で財産をどう分配するか決める事がありますが、この遺言もちゃんとしたルールで作成して、偽造されたものじゃない事を証明するために公証役場で公正証書という形で残します。これがされていれば、誰もが一応納得できる遺言ってなわけです。

・公証役場の管轄について

公証役場は全国各地にありますから、自分の管轄にある公証役場に行きましょう。よくわからない時は、自分がどんな手続きを公証役場にお願いしたいのか明確にした上で、直接公証役場に電話して聞いてしまいましょう。

ごはんつぶ
オッケー!オッケー!公証役場についてわかったから、会社設立について、公証役場でどんな事しなきゃいけないのか教えてよ!

◆会社設立時の公証役場の役割

それでは、本題に入っていきましょう!会社設立は法務局に対して行う手続きなんですが、実は会社設立する時に大切な「定款」という書類は公証役場で認証してもらわないといけないんですね。公証役場で「この定款はちゃんとした法律に基づいて作られているから大丈夫だよ!」というのを証明してもらう事を認証って言うんですね。ちなみに、この定款認証の手続きは合同会社には必要ありません。

合同会社はなぜ公証役場で定款認証しなくて良いの?

株式会社設立の場合は定款認証が必要で、合同会社設立の場合は定款認証が必要無いのか、については組織の仕組みが違うから・・・という理由が一番納得しやすいと思います。株式会社は株主と経営者は別々である事ができて、株主もコロコロ変わるかもしれません。その時、定款で決められたルールを定款作成時に関わっていない株主もいるかもしれない、そんな時、定款が公証役場で認証されているとゴタゴタが防げるわけです。一方で合同会社は会社の持ち主と経営者は一緒なわけですから、定款決める時も会社経営に携わる人全員で決めるし、定款の変更する時も皆で決めるんです。そういったルールがあるから、合同会社の場合はわざわざ公証役場で定款認証する必要は無いでしょう、というわけです。

株式会社設立の具体的な流れを確認

合同会社では定款認証必要ないわけですから、株式会社設立をする時に定款認証をします。株式会社設立の簡単な流れは以下のようなものです。

(1)株式会社の要件を決める→(2)会社設立書類を作る→(3)定款を作成する→(4)公証役場で定款認証する→(5)資本金を振り込む→(6)書類を整理して法務局に提出

公証役場の定款認証には紙の認証と電子認証がある

公証役場で定款認証をする方法は二種類あります。紙による認証と電子認証です。それぞれ確認しておきましょう。

1、紙による定款認証

公証役場で定款認証する方法の一つ目が紙による定款認証です。定款を作成して、事前に公証役場の公証人に定款内容に間違いが無いかどうか確認してもらいます。OKだったら、定款の必要箇所に発起人の押印をして法務局にその定款を持って行くわけですね。発起人の印鑑証明書も一緒に持っていきますよ。その際は、紙による認証なので、印紙税が4万円かかるので収入印紙4万円分を貼って出さないといけないのです。

なんで収入印紙という仕組みがあるの?

定款認証するだけで、なぜ4万円もの収入印紙を貼って出さないといけないのでしょうか。調べてみると、収入印紙で支払う4万円は一応税金らしいです。しかも、印紙税法という法律で定款も収入印紙貼ってくださいね、というのが決められているわけです。とはいえ、書類になんで印紙税が発生するのかは、文書作って取引関係が明確になれば、経済的なメリットがその背後にあるから、それに税金を課しますよ!という事らしいのですが、はっきり言ってよくわかりません(笑)

2、電子認証による定款認証

次に電子認証による定款認証の方法があります。超カンタンに説明してしまうと電子定款を作ってオンライン上で公証役場に対して定款認証の手続きをする事です。紙で定款認証しているわけではないので、実は収入印紙代の4万円がかからないのです。この辺の詳細は、こちらの記事でも紹介しているので参考にしてみて下さい。

◆定款認証の費用について犬でもわかるように解説

ごはんつぶ
だから、犬はやめろって、ご飯粒でもわかるにしとけって。

それでは会社設立時に公証役場でかかる費用について、紹介しておきますね。

公証役場で定款認証について必要な費用

公証役場で定款認証にかかる費用は基本的には以下のように考えておけば大丈夫です。

(1)定款認証の手数料は5万円
(2)認証済みの定款発行する手数料は700円
(3)(2)の手数料に加えて定款の枚数×20円が必要
(4)電子定款の場合は電磁記録保存料として300円

これらを合計して約5万1000円ぐらいが定款認証にかかる費用になります。定款認証する時に、事前に公証役場へ定款内容を確認してもらいますが、その時に費用についてもいくらか教えてもらえます。

電子認証をすれば収入印紙代の4万円がかかりません

既にお伝え済みですが、電子認証の手続きを踏めば定款認証手数料の4万円は必要ありません。4万円が必要無いなら、電子認証の手続きをする方がお得だと思いがちですが、電子認証の手続きを踏むために、器材を揃えるのにお金が結構かかりますので、どっちもどっちだと思います。そうであれば、電子認証含めて専門家にお願いする方がお得かもしれません。

司法書士に会社設立お願いする費用はコチラの記事で解説しています。

行政書士に会社設立お願いする費用はコチラの記事で解説しています。

会社設立時にかかったお金は全部経費になります

公証役場に払う費用だけでも大分かかるのに、会社設立時には法務局に支払う登録免許税15万円がかかったり、印鑑作成の費用としても数万円かかるのですが、それら全て会社設立に紐づく費用は全部経費になるので安心して下さい。ちなみに印鑑作るなら、以下の会社がおススメです。

高級印材を使い、高品質手彫り仕上げ印鑑実印専門店INKANS.COM
ネット通販でオリジナル印鑑実印をご提供致します。

もちろん漫画で会社設立について学ぼうと思って下記のような本を会社設立前に購入したとしても全部経費になります。

◆会社設立時の定款認証の全手順

1、定款を作成する

まずは発起人が株式会社の要件を決めて定款を作成する事からスタートです。ちゃんとしたルールにのっとって作成しないといけませんが、今は法務局でも公証役場でも定款のフォーマットは共有されているのでそれを使えば大丈夫です。定款作成の紹介はこちらの記事で紹介しています。

2、管轄の公証役場へ定款の事前確認をしてもらう

定款が出来たら、管轄の公証役場へ連絡して定款を事前確認してもらいましょう。その時は電子認証してもらうかどうかも合わせて相談します。定款に不備があれば、電話等で教えてくれるので、その通りに直して準備します。

3、定款に発起人の押印をする

定款を作って、公証役場の確認も済んだら次は必要な箇所に押印をします。発起人全員分の押印が必要です。割り印も忘れないようにしましょう。注意事項としては、発起人の印鑑証明書と同じ印鑑を利用して下さいね。

4、押印した定款を持って法務局へ認証の手続きへ行く

最後に電子認証をする場合は、電子申請した後に押印した定款を持って法務局へ、認証済みの定款を取りにいきます。紙の定款の場合は必要な部数分の定款と4万円の収入印紙を持って公証役場へ行きます。どちらも発起人の印鑑証明書(3ヶ月以内のもの)を一緒に持っていき、認証済みの定款を受け取ります。

収入印紙4万円が安くなる電子定款認証をやり方については、こちらの記事をご覧下さい。

◆犬でもわかる!会社設立時に公証役場で定款認証手続きをする全手順、のまとめ

犬でもわかるかどうかは別として、ご飯粒でもわかるぐらいには整理出来たと思います。ポイントは合同会社は定款認証の必要は無くて、株式会社は定款認証をする必要があるという事。次に定款認証の費用では、電子認証かどうかで4万円が浮くかどうかが決まってきます。

ただ、電子認証の設備を整えるのにお金がかかる事を考えると、私なら格安の司法書士か行政書士の先生に会社設立を依頼すると思います。もし、設立後に税理士の顧問契約を付けようと考えている場合は、顧問契約とセットになって会社設立費用を割引きしまくっている所を探して格安で会社設立をお願いするかなーっといった感じです。

ちなみに、会社設立前から経費等のお金の整理はゴチャゴチャなる前に手を打っておく事をおススメします。使い勝手が良いのがクラウド会計のfreeeです。

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