法人の印鑑証明書の登録方法!法人印を変更する時の届出の書き方とは?

会社設立・独立・起業アドバイザーのごはんつぶ(@gohaotsubu)です。これまで通算1000件を超える会社設立や起業、さらには採用や社員教育・コーチングのお手伝いをしてきました。

この記事でわかること

・株式会社設立時に必要な印鑑証明書の通数
・合同会社設立時に必要な印鑑証明書の通数

◆株式会社設立で必要な印鑑証明書の通数は?

ごはんつぶ君
株式会社設立する時に印鑑証明書が必要なことは知っているんだ。でも何通ぐらい準備すれば良いの?何回も役所に取りにいくのは面倒だよね。
先生
株式会社を設立する時は、取締役や発起人の数で必要な印鑑証明書の枚数が変わるんだよ。詳しく見ていきましょう。

(1)株式会社設立で必要な印鑑証明書は取締役1部&発起人1部

株式会社の設立時に必要な印鑑証明書は取締役が1通、発起人が1通です。人数分準備するようにしてください。ちなみに取締役にもなり、発起人にもなる場合は合計2通必要なので気をつけましょう。

たとえば取締役をAさん、Bさんがなるとします。発起人はAさんとCさんにします。

Aさんは取締役でもあり発起人でもあるので印鑑証明書が2通必要です。Bさんは取締役だけにしかなりませんから1通で大丈夫です。Cさんは発起人だけにしかなりませんので1通だけです。

Aさんが準備する印鑑証明書→2通(取締役分・発起人分)
Bさんが準備する印鑑証明書→1通(取締役分)
Cさんが準備する印鑑証明書→1通(発起人分)

ちなみに、会社設立時に必要な印鑑証明書は会社設立日から3ヶ月以内に発行されたものでないといけません。

取締役と発起人について

取締役とは
取締役は株式会社の経営に関わる立場の人です。会社設立時に誰が取締役になるのか決めておかないといけません。複数の取締役がいる時はその中から代表取締役を決めます。

発起人とは
株式会社設立を企てる人のことを発起人(ほっきにん)と言います。会社設立の要件を決めたり準備をする人です。基本的には資本金も発起人が出資するので会社設立後は株主となります。

印鑑証明書は個人の印鑑証明書

会社設立時の印鑑証明書と聞くと会社の印鑑証明書をイメージする人もいるのですが、ここで必要なのは個人の印鑑証明書です。つまり取締役・発起人になる個人の実印に関する印鑑証明書のことですね。

(2)株式会社設立で印鑑証明書が必要になるタイミング

なぜ株式会社設立では発起人と取締役の印鑑証明書がそれぞれ1通ずつ必要なのでしょうか。それは株式会社設立の流れの中に答えがあります。

詳細な株式会社設立の流れについては「無駄なコストを削減!株式会社設立の流れと費用を徹底解説します」の記事をご覧ください。

株式会社設立時に印鑑証明書が必要になるタイミングは「1、定款認証するとき」と「2、法務局に登記申請するとき」の二箇所です。

1、公証役場に定款認証するときは「発起人の印鑑証明書」が必要

株式会社設立の流れの中で、公証役場で定款認証をするタイミングがあります。定款というとても大切な書類を、ちゃんと法律のルールにしたがって作られていることを第三者から認証してもらう作業です。

定款自体は発起人が作成するのが基本ルールですから、認証する立場の交渉人も発起人の印鑑証明書を確認しながら名前や住所、使われている印鑑の陰影に間違いがないかどうかを調べるわけです。

2、法務局に登記申請するときは「取締役の印鑑証明書」が必要

会社設立とは法務局に行う一連の手続きのことを言います。法務局には登記申請書と呼ばれる書類をはじめとして会社設立に必要な書類を作成して提出するのですが、その時に取締役の就任承諾書も一緒に提出します。

取締役が本当に就任を承諾しているのかどうか、調べるためにも取締役の印鑑証明書を一緒に出すように求めているわけです。

◆合同会社設立で必要な印鑑証明書の通数は?

ごはんつぶ君
合同会社を設立する時にも印鑑証明書は必要なんだよね?たしか株式会社とは設立のフローも違ったと思うんだけど印鑑証明書の必要通数も変わるんじゃないのかな。
先生
そうだね。合同会社設立の場合は代表社員の印鑑証明書は1通だけで良いんだよ。流れなども含めて紹介しますね。

(1)合同会社設立で必要な印鑑証明書の通数は代表社員分1部

合同会社では代表社員の印鑑証明書を一通だけが必要です。合同会社では会社経営に携わる人のことを「社員」と呼びますが、従業員という意味とは違うので注意してくださいね。

株式会社と違って合同会社では経営に携わる社員(業務執行社員)が何人いようとも、必要な印鑑証明書は代表社員の分1通だけで良いのです。

合同会社の社員・業務執行社員・代表社員

合同会社の場合は経営する立場の人を社員と言ったりします。業務執行社員や代表社員というキーワードも違いを知っておいた方が良いと思うので「社員や代表社員や業務執行社員・・・何がどう違うのか徹底解説!」の記事をご覧ください。

(2)合同会社設立で印鑑証明書が必要になるタイミング

合同会社設立時には株式会社で必要だった定款の認証という作業が必要ありません。そのため発起人の印鑑証明書も準備しなくて良いわけです。

印鑑証明書が必要になるのは法務局へ登記申請するときだけです。株式会社のときは取締役の印鑑証明書を必要としていましたが、合同会社の場合は代表社員の印鑑証明書だけで良いとされているのです。

そのため社員が何人いようとも、合同会社設立時には代表社員の印鑑証明書1部だけ準備しておけば良いわけです。

◆「会社設立で必要な印鑑証明書の通数」のまとめ

株式会社と合同会社で必要な印鑑証明書が全然違いました。株式会社の中でも発起人や取締役の人数によって必要通数が全然違うので注意しましょう。

まとめ

・株式会社設立で必要な印鑑証明書は発起人1通&取締役1通
・発起人と取締役の両方になる人は2通の印鑑証明書が必要
・合同会社は代表社員の印鑑証明書1通だけで大丈夫