株式会社設立後にはどんな議事録が必要なのか?

株式会社設立後の議事録に関して、どんなイメージを持っているでしょうか?そもそも議事録自体初めて聞くかもしれないですよね。会社を設立したら、もちろん営業活動をしていかなければなりません。それと同じぐらい大切なのが会社自体が健全に運営されているということです。健全というのは、透明性があって誰からみても納得ができる状態ということなんですが、それを実現するために会社で大切なことを決めたら議事録を残しておかないといけないわけですね。大切なことを決めるのは株主総会ですので、株主総会の議事録を株主総会議事録なんて言ったりします。

決める事柄によって、議事録の書式・内容も少し変わってくるので、今回は株式会社設立後の議事録について見ていきたいと思います。

◆議事録とは何か?

議事録とは色んな場面で使われますが、そのまま「会議の出来事の記録」と考えていただいて大丈夫です。株式会社設立後に出てくる会議といえば株主総会です。ですから、株主総会の出来事の記録ということですね。厳密には他にも創立総会や取締役会などの会議もあったりしますが、今回は基本的によく出てくる議事録である株主総会議事録について考えていきます。

◆取締役会と株主総会

具体的な株式会社設立後の議事録に入る前に、取締役会と株主総会について見ておきましょう。株式会社設立をする時に、取締役会を設置する会社と、取締役会を設置しない会社を選ぶことができます。取締役を設置する会社は株式会社設立時に、取締役三名と監査役一名を置かないといけないので、ハードルが少し高いです。取締役が一名でも大丈夫なのが取締役会を置かない会社になりますので、小さな規模で設立する株式会社の多くが、取締役会を設置していません。取締役会を設置しないので、取締役会で決める事柄はすべて株主総会で決めていくかたちになります。

◆株主総会とは

その上で株主総会について考えていきましょう。まず、株主とはその会社に出資をしている人たちのことで、実質的に会社の持ち主のことを指しますよね。株主には、会社の重要な意思決定に参加する権利がありますので、それを株主総会でいろいろと決めていけるというわけです。

◆株式会社設立後の議事録の種類

こちらのページに会社の運営に使う議事録のフォーマットが紹介されていますので、実際に議事録を作成する場合には、こちらをご利用ください。
文例書式ドットコム

フォーマットの中から一部を引用して紹介させて頂きますね。

定時株主総会議事録

1.日時 平成〇年〇月〇日 午前〇時〇分から午前〇時〇分
1.場所 〇〇県〇〇市〇〇町〇ー〇ー〇(当会社本店会議室)
1.出席者
発行済株式数〇〇株
当会社の株主総数〇〇名
総株主の議決権の数〇〇個
出席した株主の数(委任状による出席含む)〇〇名
出席株主の議決権の数〇〇個
1.議長・議事録作成者 代表取締役〇〇
1.出席役員 取締役 〇〇 〇〇 〇〇 監査役 〇〇

1.議事の経過の要領及びその結果
定刻、代表取締役〇〇は議長席に着き、開会を宣し、上記の通り定足数に足る株主の出席があったので、本総会は適法に成立した旨を述べ、直ちに議案の審議に入った。

議案 計算書類承認及び事業報告の件

議長は当期(自平成〇年〇月〇日至平成〇年〇月〇日)における事業報告について、その内容を詳細報告し、下記の計算書類を提出して、その承認を求めた。

1.貸借対照表 2.損益計算書 3.株主資本等変動計算書 4.個別注記表

次いで監査役〇〇は、上記書類を綿密に調査したところ、いずれも正確かつ適正であることを認めた旨を報告した。

総会は別段の意義なく、これを承認した。よって議長は本議案は承認可決された旨を宣した。

以上をもって本日の議事が終了したので、議長は閉会を宣した。上記決議を明確にするため、議長及び出席取締役がこれに記名押印する。

平成〇年〇月〇日

株式会社〇〇 定時株主総会
議長・代表取締役 〇〇 印
出席取締役 〇〇 印
出席取締役 〇〇 印
出席取締役 〇〇 印

◆株式会社設立後にはどんな議事録が必要なのか?のまとめ

株式会社の健全な運営には議事録の作成が必要なのをご理解いただけましたでしょうか。決める内容によって種類が様々ある議事録ですので、ケースバイケースで議事録の内容は確認しておいてもらえればと思います。具体的にはフォーマットに沿って作成していけば問題はありません。実際のところ、監査役を置いていなかったり、取締役も多数いることは稀ですし、株主の数なんかも少ない会社がほとんどなはずですので、株主総会自体はそこまで手間のかかる会議ではないはずです。

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