生産性を改善するノウハウ!起業したら必ず必要な時期がきます!

会社設立・独立・起業アドバイザーのごはんつぶです。これまで400件を超える会社設立や起業、さらには採用や社員教育・コーチングのお手伝いをしてきました。

起業はある意味で非常にハードな作業です。事業主に休みなしと言われるぐらい、起業家はスタートアップ直後は狂気を感じるぐらい働いている人が多いです。

サラリーマンとして従業員の身分がいかに守られていたのかを思い知らされると思います。ただ、起業後に売上が軌道に乗ってきたり、従業員を雇うなど新しいフェーズに差し掛かったら同時に生産性の向上を考えていかないといけません。

これは起業家だけでなく、一緒に働く従業員一人一人が生産性って何ぞや?というところから真剣に議論して今の会社で必要な「生産性の改善」を見つめ直していかないといけません。

今回はそのヒントになるような、起業後の生産性改善の意義や大切さ、具体的ノウハウについて情報を整理しておきたいと思います。

この記事でわかること

・起業後に生産性を改善する意義や重要性について理解する。
・具体的に生産性を改善するにはどうすれば良いのかノウハウを知り行動に移す。

◆生産性を改善することの意義・大切さ

なぜ今、生産性の改善・向上が叫ばれているのでしょうか?

(1)なぜ生産性を改善する必要があるのか

生産性を改善する、言葉の意味は簡単そうですが具体的にどんなイメージを持ちますか?たとえば単純作業で言えば1時間で10個の部品を作っていたところ、30分で10個の部品を作れるようになったら生産性が改善していると言えそうですよね。

・生産性の改善は早く・短く・効率的になることが第一歩

ある結果に対して、そのプロセスが早く・短く・効率的になっていることが生産性の改善と言えそうです。そすると、もしかしたら今まで二人でやっていたことを一人でできるかもしれない。かといって仕事の負荷やストレスが変わらず、仕事が終わる時間もいままでと一緒というのは理想的です。

・少子高齢化、外国人、女性、日本の労働力をどうやって底上げする?

ここまで日本の生産性の向上が叫ばれるようになったのは日本の少子高齢化によって労働力な少なくなってしまうからです。すでに飲食店なんかの不人気業種は採用に困っている話を良く聞きます。コンビニに行けば外国人の店員さんが普通に接客している光景はひと昔前とはガラリと変わった風景ではないでしょうか。

ただし、外国人人材の登用や、女性の社会進出促進、定年の年齢引き上げ、など様々なことを頑張って進めていると思いますが限界はあります。そうした人材のパイを増やす動きと同時に、一人あたりで対応できる仕事量を生産性の改善によって増やす、またAIやロボットの活用による人間以外の労働力に活路を見出すのも一つの方法だと思います。

(2)生産性を改善する時の注意点

ここでは特にどやったら生産性の改善ができるのか?について整理していきたいと思っています。ただ、むやみやたらに生産性の改善!をすれば良いのかと言えばそういうわけでもありません。

・信頼をもらうのが先、生産性の改善(効率を求めること)は後

私が特に気をつけてもらいたいのが生産性の改善が起業時の一番高い優先順位になってしまうと危険だということです。特にこの時の生産性の改善とは、効率を高めることと同じ意味です。

少ない労力で売上を最大化させることは理想ですが、起業時はまだお客様からの信頼を獲得していないことがほとんどです。その時は、まずはお客様からの信頼獲得が先に必要です。信頼を得るために求められること+αをすることや、相手の期待値を超えることは生産性を求めることとは相反する行動です。

生産性の改善が必要なのは、愚直なまでに相手の信頼を獲得したあとに初めてもっと効率的に今と同じクオリティのサービスを提供できないものかと考えるのです。先に生産性の向上(効率)を求めすぎると相手から手を抜いているのかと思われかねないですし、他社と差別化することも難しくなってしまいます。

・生産性の改善を実現した先には新しい付加価値の創造

起業後に生産性を求めるのは、何も今のアウトプットをそのままに早く帰ることだけが目的ではありません。例えば誰が行っても変わらない作業はAIやロボットに委ねたとして、空いた時間は自分だけにしかできない付加価値の高い仕事を創造しなくてはいけません。

自分にだけしかできない高付加価値の仕事は何か?というのはある意味で永遠のテーマなわけですが、これは答えがあるわけではなく常に考え続けなければなりません。

・AIやロボットにはできない人間だけの強みを磨き上げる

生産性の改善を追求して、AIやロボットがもしかしたら人間の仕事を爆発的に効率化してくれるかもしれません。たとえば、ある塾ではAIが生徒一人一人のカリキュラムを考えてくれることになりました。生徒は模擬テストを受けて自分の弱点と、その弱点の原因がどこにあり、どうすれば克服できるのかAIが自動的に見つけてくれるのです。

そのカリキュラムに沿って生徒は動画システムで質の高い有名講師の授業を聞けます。そうするとAIが大活躍する塾業界の中ではどんな人間が必要になると思いますか?それは生徒一人一人に寄り添い、向き合って叱咤激励してくれる血の通った人間が必要らしいのです。

確かに機会に励まされても感情に動きはなさそうですが、自分のことを理解して、誰よりも自分のことを考えてくれるような人が隣で励ましてくれたら力強いですよね。もしかしたら、今のところそれは人間にしかできないことなのかもしれません。

このように生産性の改善や効率化を求めた先に、自分しかできない事とは何か?を探求し続けていかなければいけません。

◆生産性を改善するための具体的ノウハウ

それでは、生産性を具体的に改善する方法を見ていきましょう。

(1)生産性を改善するために「見える化」をする

生産性を改善する第一歩は「見える化」です。何をどうやって生産性改善する?この疑問に答えるためには今まで見えていなかったものを見えるようにして分析するための土壌をつくります。

見える化の方法は仕事内容によって方法は様々ですが、まずは自分の仕事の流れやタスクの見える化をするのが一般的です。

・タスクボードによる会社・チームでの業務見える化

タスクボードによって会社やチームの業務を見える化する方法があります。アナログな方法なのですが、ホワイトボードや壁に張り出した用紙に「To Do(やること)」と「Doing(作業中)」と「Done(完了)」の三つに分けておきます。

たとえばチームで一週間や一ヶ月でやるべきことを付箋に「To Do」の場所に貼り出しておきます。そのタスクに着手したら「Doing」の場所に貼り替えて、タスクが終了したら「Done」の場所に移動します。

これによって業績をV字回復させたのが無印良品と言われています。チームで週のタスクをホワイトボードに貼り出し、週の終盤でまだ終わってないタスクは担当者を超えてチームで助け合って全体のタスクを終わらせるようにしたらしいです。

・デジタルなタスクボードの活用も検討する

ホワイトボードと付箋を使ったアナログな方法も良いですが、今はデジタルなタスク管理ソフトもあるのでそういったものを活用するのも良いでしょう。たとえば「Trello」といサービスは正にホワイトボードに付箋を貼って業務を管理する手法をそのままウェブ上で行なうことができます。

他にもGoogleカレンダーはチームメンバーとスケジュールとタスクを共有できますし、チャットワークは連絡のやりとりだけでなくタスクの割り振りや期限管理もできたりします。どんどん新しいサービスが出てくるので自分の会社・チームに合ったサービスを使ってください。

・作業工程をSIPOC(サイポック)を使って明確にする

会社の仕事を見える化するための方法としてSIPOC(サイポック)という方法を使ってみるのも良いです。SIPOC(サイポック)とは「Supplier(仕事の依頼人)」→「Input(仕事のお題・情報)」→「Process(作業・仕事)」→「Output(成果物)」→「Consumer(成果物の届け先」という流れで整理することです。

たとえば経理の部署のお仕事を見てみましょう。「Supplier(仕事の依頼人」は営業担当者になります。次に「Input(仕事のお題・情報)」は売上報告や売上伝票の整理になるでしょう。「Process(作業・仕事)」は売上データ入力・振込入金確認・売掛け金引当・会計ソフト入力・合計チェックです。「Output(成果物)」は日時売上・月次試算表・年次決算報告になります。「Consumer(成果物の届け先)」は経理部長や部署を超えた長になります。

(2)生産性を改善するために「現状分析」をする

仕事の見える化ができたら、次はワークサンプリングという方法で生産性としてどの分野を改善するべきか見極めます。

ワークサンプリングとは自分の仕事一つ一つにどれだけの時間を費やしているのか?業務の流れの中で停滞してる分野はあるのか?生産性を改善するために何を調べれば良いのか?を調べる手法の一つです。

①目的・対象者の決定

サンプリングは目的によって何を調べるのか変わります。作業時間の改善なのか?問題を調査するためなのか?余裕時間をチェックするためなのか?

その上で誰のどの作業を調査する必要があるのか?どこからどこまでの作業が対象なのか?を決めます。

②観測項目の決定

仕事には主作業だけでなく、付帯作業(仕事の準備・資料の作成・印刷・メールチェックなど)、余裕の時間(トイレ・たばこ・雑談・休憩など)と分けて考えると整理がしやすいと思いますし、目的をかなえるための観測項目がわかりやすくなると思います。

③サンプリング条件の決定

サンプルとして取得するものはどれぐらい取る?無作為抽出をするか、目的抽出をするか、一定時間で作業量を取るか、一定作業で時間を取るか、など目的に合わせた条件を決めましょう。

④観測用紙の作成・観測場所の決定

観測した記録はどのように残すのか決定します。目的なかなうように作業名と時間や回数などで表を作って準備します。

⑤分析と評価

記録したデータを表やグラフにまとめて傾向から分析や評価をします。定量的な方法で分析してみたり、定性的な方法で分析する時には個別でヒヤリング等の追加情報を集めたりします。分析や評価の結果として生産性の改善できる分野をみます。

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◆「生産性を改善する」まとめ

生産性の改善は一回取り組んだだけで終わりではありません。現場で改善を重ね続けないといけません。よくPDCAサイクルを回すと言いますが、まさに改善をし続けることが大切です。

たとえば無印良品は業務の生産性を上げるために膨大な量のマニュアルが用意されていますが、そのマニュアルは常に現場スタッフによって改善されるようになっているそうです。

まとめ

・これからの時代、生産性の改善や向上はすべての起業家に求められる。
・生産性の改善には見える化→現状把握→分析・評価の流れで考える。

<今日の名言>
シンプルにまとめるならば、仕事のあるべき姿は「お客様に喜びを与えること」「他人の役に立つこと」だ。よく「汗水たらして働いている人になんて無礼なことを言うのか」「どれだけつらくて苦しいか考えてみろ」と文句を言う人がいる。はっきり言おう。汗水だとか、つらいだとか、苦しいだとかそれ自体に一切価値はない。いとことで言えば、「お客様を喜ばせること」、それだけがブランド人の塩とだ。『ブランド人になれ!会社の奴隷解放宣言(田端信太郎)