事務職のための目標管理シートの記入例と活用方法!効果的にスキルアップする管理&評価方法を紹介

会社設立・独立・起業アドバイザーのごはんつぶです。これまで400件を超える会社設立や起業、さらには採用や社員教育・コーチングのお手伝いもしています。

事務職が目標設定をすることは珍しいかもしれません。でも事務職だからこそ目標設定をすべきだと思っています。

具体例を使った事務職の目標設定方法については「具体例で事務職の目標設定があっという間!みるみるやる気が出てくる事務職ならではの目標との向き合い方」をご覧いただくとして、こちらでは事務職が目標管理シートを活用して目標達成する方法を具体例を用いて紹介します。

この記事でわかること

・事務職のための目標管理シートの使い方・記入例

◆事務職の目標設定方法と目標管理シートに関する考え方

まずは事務職の目標設定方法に軽く触れておきましょう。その上で目標管理シートの活用方法を整理していきますね。

(1)事務職の目標設定に関する考え方

まず事務職の目標設定方法に関しては下の記事を見ていただくとして、簡単に触れておきます。

・AIに取って代わられない人間にしかできない仕事・技術に集中する

事務職の仕事のほとんどは将来、ロボットやAIに代替されてしまうような仕事です。今の仕事を棚卸しをして、これから身に付けたい技術・経験と照らし合わせて人間にしかできないことに焦点を絞ると良いでしょう。

たとえば人を勇気付ける、力づけることは人間だからこそできることですから、そうした能力を最大限伸ばす行動計画を考えるのも一つの方法です。コーチングと呼ばれる技術を身に着けるのであれば本格的にコーチングを学びたい方へMOVEコーチング認定講座が実践的だと思います。

・今までの事務に限定されない幅広い業務への挑戦と提案力を磨く

私たちには事務の仕事といえばコレというような、過去に基づく勝手な偏見が多くあるものです。まずはそれを取り払い、自分のやりたい事に結びつけた幅広い仕事への挑戦は必要だと思います。

事務を超えた能力を身に着けるにはビジネス基礎力を付けておくに越したことはないと思います。さらには事務に限定されない仕事を任せてもらえるような能力や提案力も必要です。効果的にビジネス基礎力を学ぶにはグロービスの動画学び放題のサービスが無料トライアルもあってオススメです。

事務職の目標設定方法をさらに詳しく

一般的には目標設定をする機会が少ないと思われる事務職のために、成果を出すための目標設定方法を整理しました。「具体例で事務職の目標設定があっという間!みるみるやる気が出てくる事務職ならではの目標との向き合い方」をご覧ください。

(2)目標達成するための目標管理シートの使い方

せっかく作った目標も作りっぱなしでは何も手に入りません。常に自分の意識に呼び起こされて、行動に繋がる工夫が必要です。

そこで効果的なのが目標管理シートを活用する方法です。フォーマットは様々ですが目標管理シートを活用するための使い方や考え方について紹介します。

1、事務職としての目標がいつも思い出され行動に繋がるような仕組みを作る

目標を常に思い出せるように目標管理シートを活用しましょう。最終的な目標に対して達成のためのマイルストーンや小項目(小目標)を決めます。それを達成するための行動に落とし込んで目標管理シートに記入するわけです。

目標管理シートを作成したら自分の手帳やスケジュール帳、スマホのアプリなどを駆使して定期的に自分の意識に上がるようにしましょう。

2、PDCAサイクルを事務職だからこそ徹底的に活用する

目標管理シートを作成し行動に落とし込んだら、効果的に振り返りをしましょう。

ビジネスマンであればPDCAサイクルは基礎能力として身に付けていた方が良いと思います。PDCAサイクルとは計画を立て、行動をしたら、振り返りをして改善行動をすることです。

・計画を立てる時も目標達成のための効果的な計画を立てられるかどうか。
・行動する時には計画を100%実行するために自分の持てる力を出し切れるかどうか。
・振り返りをするには計画と結果を的確に分析して改善計画を見いだせるかどうか。
・改善計画に基づく行動を徹底的にやり切ることができるかどうか。

このように目標達成の精度を高めたい場合は目標管理シートを作成した上で効果的に分析・振り返りをできるようになりましょう。もし自分で学びたい場合はグロービスのビジネススキル動画を無料体験するところから試してみると良いでしょう。

PDCAサイクルを紹介している記事はコチラ

PDCAサイクルをフル活用して目標達成を近づけたい方は「PDCAサイクルを丁寧に回して目標達成を加速させる方法!」の記事をご覧ください。

◆事務職たための目標管理シート活用例・記入例

それでは具体的な目標管理シートの活用例・記入例を見ていきましょう。

(1)ランクアップノートを目標管理シートとして活用する記入例

ランクアップノートとは東川鷹年さんの『社員がワクワクして仕事をする仕組み』の中で提唱されている手法です。

1、目標管理シートに目標を落とし込む

ここで提唱されている仕組みは会社に導入することが前提ですが、私はこの本を読んでみて個人に当てはめてみると面白いと感じました。自分を会社のように経営した時に目標を行動レベルに目標管理シートとして落とし込みPDCAサイクルを回すのです。

この本で目標管理シートと同じ意味なのがランクアップノートと呼ばれているわけです。

目標管理シートに目標を落とし込むためには、作成した年間目標を、月間目標に落とし込み、さらに習慣目標、そして日々の目標に細分化していくのです。

2、目標管理シート(ランクアップノート)は明日以降のやるべきことを考え続けること

PDCAサイクルを回すことと同じなのですが、日々の行動に落とし込んだ目標に対して目標管理シート(ランクアップノート)は自分の頭で考えて書くということを毎日繰り返していく必要があります。脳みそがちぎれるぐらい考えて、負荷をかけていくことで成長を実感できると覆います。

3、月間目標の目標管理シート(ランクアップノート)への記入例

月間目標を考えたら、目的・内容・結果の数値化・金額・何をするのか・・・などを超具体的に書いていきます。だからここでいう目標管理シート(ランクアップノート)のフォーマットはある意味で何だって構いません。具体的な目標を考えたら超具体的に書き、最後に結果・反省を記入できるスペースがあれば良いのです。

振り返りは特に具体的に月目標に紐づくものでなければいけません。売上が目標であれば行動はすべて売上に繋がる内容でなければいけないし、感覚で振り返りをするのではなく、数字で振り返りをしなければいけません。

4、月間目標を週間目標や一日の目標へ目標管理シートを落とし込んでいく

月間目標が具体的に決まれば自動的に週で行わなければいけないことや、日々行わなければいけない行動が出てきます。目標管理シート(ランクアップノート)では日々の行動を結果に対して毎日毎日振り返りとして反省を書き込むことが必要です。同じく数字を元にして全てが月間目標に紐づいているかどうかを一番に意識しながら取り組んでください。

(2)オープンウィンドウ64を目標管理シートとして活用する記入例

目標達成の権威として有名な原田隆史さんは目標が達成できない理由を三つあげています。

・達成するにはどう行動すれば良いのかが明確ではない。
・目標を達成するのに適したツールがない。
・目標が偏ってしまっている。

そして、この目標達成できない原因を解決してくれる案としてオープンウィンドウ64を提唱しています。この考え方や作成方法については原田隆史さんの『一流の達成力』という書籍で紹介されています。この手法はメジャーリーグで活躍している大谷翔平選手も取り入れている手法です。

・オープンウィンドウ64の作り方・記入例

9×9のマスの書いたシートを活用した目標管理の技術をオープンウィンドウ64と言います。大谷翔平選手がこの目標管理シートを活用しているとニュースになり話題になりました。

まずは9×9の目標管理シートを準備し、真ん中に一番達成したい目標を記入します。真ん中のマス目の周りには8つのマス目があると思いますので、目標を達成するために必要な細分化した項目をそこに記入します。ポイントは「心・技・体・生活」という幅広い項目で目標を作る点です。

さらに8つの項目を周りに展開をして、さらに細分化した8つの項目を周りに書くのです。こうすることによって一番真ん中に書いた目標に対して行動にまで落とし込んだ目標管理シートとして活用できるようになるわけです。

◆「事務職の目標管理シート記入例」まとめ

目標管理シートを活用して、常に自分の仕事が意識にある状態は理想的です。ツールとしてもランクアップノートやオープンウィンドウ64など効果的なものがあるので活用していきましょう。

まとめ

・事務職は既存の枠を打ち破る目標設定が必要な時期が来た。
・目標管理シートを活用して常に目標達成のための行動を自分に呼び起こす。

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