領収書をしっかり経費にして税金対策をする!

会社の税金対策を考えたとき、しっかりと合法的な税金対策と、そうでないものがあります。そうでない税金対策のほとんどが違法な脱税行為と言っても過言ではありませんので、このブログを読んで頂いている方は、そのような行為に手を染めないようにキチンとした経営を心がけていきましょう。

さて、今回の税金対策はなるべく多くの領収書を経費を計上することで、納める税金を抑えて自社の事業活動に役立ててもらおうというものです。経費にする上で欠かせないものがレシートや領収書です。お金を何に使ったのか証拠となる書類を残しておかなければならないわけですね。もちろん、会社の事業のために使ったお金は経費になりますが、全く関係のない領収書を経費で落としたらそれはいけないことです。

そこで今回は税金対策に必要な経費と領収書の考え方について整理をし、事業に紐づく領収書を全部経費にして税金対策をする方法について見ていきたいと思います。

ちなみに、税金対策や節税について、より具体的に深く知りたい方は、信頼のおける税理士の先生がまとめている「絶対節税の裏技77」という情報も参考にしてみて下さい。

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◆経費と損金や費用の言葉の使い分けについて整理しましょう

経費について調べていくと、費用と言ったり、経費だけでなく、損金という言葉も出てきたりして、混乱してしまいがちです。そこでまずは言葉の使い方について整理していくことにしましょう。

費用とは

費用とは基本的に会社の使ったお金のことを指します。これだけなら、経費や損金との違いがわかりにくいのですが、ざっくり説明させてもらうと会社から現金を出してお金が出て行くことに加えて、会計の処理では減価償却費など、お金は会社から出てはいないけれども費用として計算するというルールがあるわけです。それらをひっくるめて費用と言っているわけですね。もっと難しい言い方をすると費用とは「経済的価値の減少」なんて言ったりします。

損金とは

損金とは会社の税金を計算するときに使う言葉です。会社の税金を計算するときは会社の売上から、使ったお金を差し引いて利益を出して、そこに法人税率などを計算していきます。この会社で使ったお金のことを損金というわけですね。損金に出来るかどうかはルールが決まっているので、会社が使ったお金(費用)がすべて損金に出来るわけではないので注意が必要です。

経費とは

経費とは経営の費用のことを指すので損金という意味も含まれます。「必要経費」とか「経費で落ちる」という意味合いで使われる時には、上でいう損金のような意味合いで使われているわけです。

そして何も知らない私たちが、出ていくお金に関してよく使いがちな言葉もこの経費ですよね。この場合は厳密に経費になるかどうか不明瞭なものも会社が使ったお金として経費と言っていたりしますので、費用に近い使われ方になります。ですので、この経費という言葉は誰が、どんな場面で言っているのか、その文脈で損金だったり費用だったりと、意味が変わりますので注意してください。

◆領収書とは何でしょうか?

会社を立ち上げて、会計や経理の処理をしていると会社が支払ったお金の証拠として領収書を残しておいてくださいと税理士や経理担当から言われたりします。インターネットや本で調べても領収書は残しておくようにと書いてあるので、領収書がないと経費に出来ないのかと考えがちですが、実際はそうではありません。どこまでの証拠があれば経費として認められるのかを考えていきましょう。

領収書とは何ですか?

領収書とは、金銭の授受の証拠となるもの。例えば会社で使う机を5万円で購入した場合、5万円を支払って机を手に入れたことを証明する書類として領収書があるわけです。これは購入したお店や会社から発行してもらうことになります。自分が支払ったことを証明でき、受け取る側からすれば、自分が受け取ったことを証明するものになります。法的にも金銭のやりとりがあったことを証明するものになりますので、何か問題が起きた時に自分を守る情報としても大切にしたいものです。

領収書の再発行はできるのでしょうか?

領収書をなくしたら、支払いの証明が難しくなります。ですので、大きな金額の買い物や、証明が難しいような大切な取引は必ず領収書を受け取るようにしましょう。領収書は求められたら必ず発行しなければいけない義務があるわけです。ただ、なくしてしまった場合の再発行には応じる義務がないので、対応してくれるかどうかは相手次第になります。収入印紙が必要な領収書には収入印紙の費用を負担するなどの、こちら側の誠実な対応がポイントになりそうです。

領収書が無くても経費として認められるもの

領収書は会社で使ったお金すべてに出してもらうことは結構難しいです。領収書がないと経費に出来ないと考える方もいるようですが、決してそういうわけではありません。領収書の代わりになるものをしっかりと保存しておくことで税金対策をしましょう。具体的には、電車やバスなどの交通費はいちいち領収書を出してもらうわけにもいかないので、交通費明細等を作成しておきましょう。クレジットカードや銀行の振り込みなどは支払い明細や通帳に情報が印字されるので、それを保管しておくようにしましょう。その他にも会社に紐づく経費を使って領収書が無い場合には出金伝票を残しておくのが一つの手です。

◆どんなものを会社の経費として計上して税金対策をするのか

さて、本題に入っていきたいのですが、会社が納める税金は会社の利益の額で決まるわけですね。多ければその分納める税金が高くなるので、会社として使ったお金をちゃんと領収書などで残し、それをしっかり計上して適正な利益の金額で税金を計算することが税金対策の第一歩となるわけです。

①会社のために使ったお金なのに経費にしていないものを経費にする

まずは会社のために出したお金なのに経費に入れていないものがないかをしっかりとチェックしましょう。個人で使っている携帯電話でも会社のために半分を使っているのであれば50%は経費にできる可能性もあります(もちろん法人名義で携帯会社と契約することが一番望ましいですが)。

他にも打ち合わせや商談のために使った交通費なんかも忘れがちです。領収書は出ないので、交通費明細を作るなどして情報を残してしっかりと経費にしていきましょう。個人のクレジットカードの支払いなんかも忘れがちなので、会社用に使ってる経費があれば計上するようにします。

②仕事とプライベートが曖昧な時こそしっかりと証拠を残す

例えば小規模な会社を立ち上げて、従業員もいなければ自分一人だけでやっている場合や、家族だけで経営しているような会社は、気をつけないと仕事とプライベートで使ったお金がぐちゃぐちゃになってしまいます。事務所兼住居で会社を立ち上げて、打ち合わせのために取締役に入ってもらっている妻と近くのファミレスで打ち合わせをしたとしても、何の情報も残っていなければ、近所のファミレスで夫婦が食事をしただけになってしまい経費として認められるのが厳しくなってしまうでしょう。

だからこそ、飲食した時などは特に誰と何の目的で行ったのか。どんな話をしたのかなどの証拠を明確に残しておくといいでしょう。たとえば税務調査で経費について問われた時に、それが会社のために使われたかどうかを証明する責任はこちら側にあるわけです。

③経費を使ったのに領収書が無い場合はどうしたらいい?

これまでの話題ですでに触れてはいますが、領収書が無くてもしっかりと経費として認められるケースがあります。それはいちいち領収書を用意することが難しくて、かつ事業のために使ったお金だということが説明できるものになります。経費にするには必ず領収書を出さなくてはいけないと思いがちですが、それに代わる情報で問題ないことが多いですので以下で紹介させて頂きます。

レシート

購入金額が高額でなければレシートでも経費として認められます。場合によってはレシートの方が何を買ったのかまで詳しく把握できるので便利なことが多いでしょう。

クレジットカードの利用明細

クレジットカードの利用明細でも経費として認められます。具体的に何を、いつ購入したかがわかるためです。会社で使った経費で、個人のクレジットカードを使った場合でも経費として認めてもらえることがほとんどなので、関わっている税理士の先生に相談してみて下さい。

通帳

通帳には振り込みの履歴や支払先だったり金額といった情報が残っています。そうした情報も会社で使った経費としての証拠となります。銀行から振り込んだ際の明細なんかも、しっかりと残しておくようにしましょう。

交通費明細

基本的に電車やバスの交通費は領収書が出ません。PASMOやSuicaなどの電子マネーならお金を入金した際に領収書を発行できるのですが、電子マネーにお金を入金しただけなら、交通費で使ったのか、飲食で電子マネーを使ったのかまだわかりませんのでその時点で経費としてかんがることが出来ないのです。そこで、月ごとに交通費明細を作り、しっかりと管理するといいでしょう。電車なら「○○駅〜○○駅 ○○円 訪問先(目的)」を書いておけば十分です。

ネット通販などでの確認メールや納品書

最近ではインターネットで色んなものが買える時代になりました。クレジットカードでの決済がほとんどだと思いますが、例えばAmazonの商品をクレジットカード決済で購入したとすると、クレジットカードの明細には取引先のAmazonとしか表記されなく、本を買ったのか、ノートを買ったのか詳しい情報がわかりません。そこで、メールで送られてくる購入に関する情報や商品が届いた時についてくる納品書が経費を使った証拠となります。

出金伝票

出金伝票は事業でお金を相手に支払った際に利用する伝票です。文房具屋さんとかで出金伝票として伝票が売られていたり、インターネット上でもフォーマットが共有されているので、領収書が出ない取引で証拠を残しておいた方がいいものについてはこうした出金伝票を作っておくようにしましょう。

◆領収書をしっかり経費にして税金対策をする!のまとめ

いかがでしたでしょうか。税金対策のために領収書をしっかりと経費として計上していくことの大切さをご理解いただけたと思います。

インターネットや書籍には税金対策のための色んな情報が氾濫しています。中には領収書は全て経費に出来るなんて言って読者の誤解を招きそうなものまでがはびっこているのが現状です。実際は事業に関係のある経費、売上を上げるのに直接関係のある経費が、税金対策のための経費となることだけは忘れないで下さい。

払い過ぎている税金を、本来払うべき金額へ整理することは大切なことです。事業に関係のないお金まで経費として何でもかんでも経費として計上していては、のちのち税務調査が入った時に困ってしまいます。じゃあ、税務調査が入らなければ、無茶していいのかといえばそんなことは絶対にありません。税務調査が入る以上、それなりに怪しいと踏んでいることもあると思います。悪質だとみなされたら、重たい税金が追加で課されたりすれば、会社の資金繰りを圧迫しかねません。

正しい税金の知識を付けて、関係のある税理士の先生と一緒に王道の税金対策をするように心がけてください。

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2018.03.04