株式会社設立に必要となるOCR用紙とは一体何?

株式会社設立を自分でやろうと色々と調べていると、法務局に提出資料に「OCR用紙」なるものがあり、混乱したことはありませんか?

現在は、ほとんど恐らくCD-Rに対象となるデータを入れて提出していると思うので、利用されているケースは少ないと思うのですが、時々OCR用紙だったり、OCR申請用紙だったりの説明を目にするので、今回は株式会社設立に必要なOCR用紙ってどういうことなのか?について見ていければと思います。

◆まず、OCR用紙とは何なのでしょうか?

一般的な用語としてのOCR用紙とは何か?

OCR用紙のOCRとは「Optical Character Reader」の略でして、光学的に文字を認識する入力システムの専門用紙とのことです。マークシートや注文書などに使用され、機械やコンピューターで読み取る専門の用紙といえると思います。

株式会社設立に出てくるOCR用紙とは何か?

ocr株式会社設立の手続きについて調べているとOCR用紙の提出という内容に出会うかもしれません。これは株式会社設立手続きの中で、「登記すべき事項」という内容をOCR用紙で提出させるものです。ただし、これはCD-Rにデータを入れたものを法務局に提出すればそれで足りるので、現在はほとんど利用されていないのではないかと思っています。

以前は法務局でもOCR用紙を受け取れていたようです。市販のOCR用紙を購入して、文字を印刷して提出用の書類として作りあげる必要があるようです。

今はもう使うことは無いのかもしれませんが、OCR用紙の書き方はこちらのサイトに詳しく紹介されています。印刷するためのワード用データも準備があるので、なかなか便利そうです。

◆念のため、株式会社設立に必要なOCR用紙の概要について確認しておきましょう。

法務局ではOCR申請用紙での申請よりもオンライン申請を推奨しているようです。

調べていくと、以前はこのOCR用紙を法務局で受け取ることが出来たようですね。今ではOCR用紙の配布を終了しているようでした。ですので、基本的にはオンライン申請か、電磁記録媒体(CD-RかDVD−R)に記録したものを提出するという手続きになります。法務局としては、オンライン申請を推薦しているようでした。以下、引用させて頂きますね。

≪「登記すべき事項をオンラインで提出する方法」のメリット≫
1、提出した際の登記すべき事項の情報を利用して、登記申請書を簡単に作成することができます。
2、電磁的記録媒体(CD-RまたはDVD-R)を用意する必要がありません。
3、オンラインによって、受付番号、補正、手続終了等のお知らせを受け取ることができます。
4、電子署名及び電子証明書の添付は必要ありません。

◆そもそも「登記すべき事項」って何でしたっけ?

OCR用紙について、調べていましたが、そもそも「登記すべき事項」について覚えていますか?登記すべき事項は株式会社設立をする際に必要なものの中の一つです。

オンライン申請か、電磁記録媒体(CD−RやDVD−R)、あとはOCR用紙によって提出するもので、それをそのまま法務局が読み込んで登記簿謄本の内容となります。ですので、提出する際のフォーマットは決まっていて、法務省で共有されているのは以下の内容です。引用させて頂きますね。

内容としては、取締役会設置会社での「登記すべき事項」です。(株式会社には大きく、①取締役会設置会社と②取締役会非設置会社に分けられるのですが、詳細はまた別の機会で説明させて頂きますね。今回引用させていただく登記すべき事項は取締役会設置会社のものだということを知っておいて下さい)

「商号」○○商事株式会社
「本店」○県○市○町○丁目○番○号
「広告をする方法」官報に掲載してする。
「目的」
1○○の製造販売
2○○の売買
3前各号に附帯関連する一切の事業
「発行可能株式総数」800株
「発行株式の総数」200株
「資本金の額」金1000万円
「株式の譲渡制限に関する規定」
当会社の株式を譲渡するには、取締役会の承認を受けなければならない。
「株券を発行する旨の定め」
当会社は株券を発行する。
「役員に関する事項」
「資格」取締役
「氏名」法務太郎
「役員に関する事項」
「資格」取締役
「氏名」法務一郎
「役員に関する事項」
「資格」取締役
「氏名」法務次郎
「役員に関する事項」
「資格」代表取締役
「住所」○県○市○町○丁目○番○号
「氏名」法務太郎
「役員に関する事項」
「資格」監査役
「氏名」法務花子
「取締役会設置会社に関する事項」
取締役会設置会社
「監査役設置会社に関する事項」
監査役設置会社
「登記記録に関する事項」設立

上記の内容を自分の会社の実状に合わせて書き換えて、オンライン申請をしたり、電磁記録媒体(CD−RやDVD−R)に保存したり、OCR用紙に印字して提出することになります。

◆株式会社設立に必要なOCR用紙とは?のまとめ

いかがでしたでしょうか。株式会社設立に必要なOCR用紙についてはなんとなく概要を掴んでいただけましたでしょうか。個人的な感覚ですが、法務局でOCR用紙の配布は終了しており、ネットで探したんですが、OCR用紙販売しているところがわかりませんでした(もっと探せば見つかるのかもしれませんけど、ざっと探して諦めました笑)。

オンライン申請を法務省のサイトでは推薦していましたが、専用のソフトウェアをダウンロードしたり、株式会社設立におけるオンライン申請のやり方などをゼロからマニュアル見て行うというのは以外と面倒な気もしています。(私が、こうした手続きが面倒だからなのかもしれませんが)。

ですので、上の「登記すべき事項」を自分の設立する会社に合わせて書き換えてメモ帳で保存して電磁記録媒体(CD−RやDVD−R)に保存してそのまま法務局に提出するのが一番ラクなのではないかという気がしています。