事務職の目標の作り方!具体例を参考にカンタン&効果的な目標設定の仕方

目標に設定するにしても職種ごとにコツはあります。

中でも事務職は目標設定する機会が少ないせいか、目標を立てるのに頭を抱える人が多いように見受けます。

確かに世の中の事務職の多くは目標を立てずともいつもルーティンを回すとか頼まれた仕事を正確にこなすだけで十分だからでしょうか。

とはいえ、これからAIやネットの進化によって事務職の仕事の多くがなくなる可能性があることを考えると、正しい目標設定をして日々精進することは大切だと思います。

市場価値の高い事務職になるために、目標を立てるコツを具体例交えて整理していきましょう。

◆事務職の目標の作り方

会社の中で事務職にまで目標を求められるのは稀かもしれません。また、最近では事務職は派遣やウェブのサービスで代用できたりしますよね。

指を加えて仕事を待っているだけでは、今後事務職としての生き残りは厳しいからこそ、主体的に目標を立てる。そして付加価値の高い事務職を目指すというのが大切な時代となりました。

まずは基本事項として事務職として働く人が目標を設定する時の流れについて確認しておきましょう。

(1)事務職の仕事内容を全て棚卸しする

今の事務職としての仕事はどんなことをしていますか?一日単位で全て書き出してみる、一ヶ月単位でやるべき事を書き出してみる、一年単位でやるべき事を書き出してみる。

すると自分の仕事の範囲が目に見えてくると思います。その中で自分の伸ばしたい領域とか会社全体の目標に直結する仕事があればその部分を伸ばすようなイメージをここで膨らませておきます。

(2)棚卸しした仕事内容を数値で表現できるように工夫する

次に事務職としての仕事内容を棚卸しした時に、この分野の能力や数字を伸ばしたいなと思った部分があると思います。

この範囲で成長したり、伸ばせたらワクワクするなぁ、みたいな箇所を感じ取ってみましょう。中には数字に落とし込むことが難しい内容もあるでしょう。その時はこちらの「数字が苦手な人のための目標を数値化するノウハウ!」の記事を参考にしてください。

(3)期限をつけて必要であれば行動目標に落とし込む

目標とする仕事に数字をつけること出来たら行動に落とし込みます。目標にした段階でスグに行動に移せるような内容であればそのままで大丈夫です。

少し抽象度の高い目標だなと思ったら、もう一段階具体的な行動(タスク)にする事で動きやすい状態にしておきましょう。

◆今後求められる事務職としての能力の具体例は?

事務職の人が今後生き残っていくためには例えばどんな目標を立て動いていけば良いのでしょうか。

将来を真剣に考えている事務職なら、サバイブするために職種を変えるのも一つの解決策です。今いる場所で最大限に能力を上げていくための方法を考えましょう。

そこで、事務職といえど市場価値を高めていくためには、どんな点を意識した方が良いのか考えてみました。

専門特化した能力

事務職の仕事内容は多岐にわたり、例えば営業職のようなわかりやすさはありません。

総務的な仕事もするし、人事的なこともするし、営業事務的なことだってします。ざっくりと言ってしまえば会社全体の業務を事務作業という切り口からサポートするお仕事という事です。

事務作業という切り口というのが曲者で、誰がやっても同えじ業務だとか、機会やITに取って代わられる業務だとか言われます。裏を返すと事務作業という切り口から様々な業務に関わる事ができるので、興味のある分野であればその分野のサポートをしながら自分の専門分野を深めていく事も可能だと思うのです。

・自分の興味のある専門分野の部署には積極的に絡んでいく

例えば事務職でありながら、人事・採用に興味があるのであればその分野の事務作業を積極的にかって出るわけです。例として出した人事・採用という仕事にも事務的な作業は膨大な量あります。それをサポートしながら、個人的でも勉強するなどして関われる分野を増やしていくべきです。

・積極的に自分の仕事がなくなるようにITツールを導入していく

今では事務職が行うような業務もITツールで代用できる時代になりました。現在、事務職の人が専門分野を伸ばしていきたいと考えた時に、通常業務をした上で専門分野を深めるようにしないと、本来の業務をせずに好き勝手やっても周りからの評価は得られずに、協力ももらう事ができません。

そこで例えば受付業務であれば無人で受付をしてくれるタブレットを利用したシステムもありますし、請求関連もウェブのツールで簡略化できたりします。また経理関係の入力作業についてもfreeeという会計ソフトは自動的に入力してくれる機能が満載だったり、事務作業を効率化しようと思えばいくらでもできると思います。

こうした無駄な事務作業の効率化に精通するだけでも、専門特化していけそうですよね。このように自分のやるべき作業は工夫を凝らして完了することを前提で空いた時間を専門特化に充てていくと良いでしょう。

◆事務職の目標を決める時の考え方&具体例

目標設定のイメージが湧かない!って人のために事務職の方の目標設定の考え方を具体例と一緒に紹介しておきますね。

(1)事務職の関わる数字を目標にする具体例

事務職の仕事の大多数は事務作業ですから、ほとんどの業務は作業工数という形で数か時間に落としこまれるはずです。

「毎日のルーティンのA業務を30分短縮する!」とか「ペーパーレス化を推進し印刷関連経費○%削減」とか事務的な仕事の中でも個人に関係するものから、会社全体に影響することまで数字に落とし込めるものはこのように目標設定すると良いです。

(2)事務職の定性的な目標に関する具体例

事務職の仕事の中でも数字に落とし込めない事も多々あります。スタッフとのコミュニケーションを活発にしたり、社員のモチベーションを上げるなど、直接事務職の仕事とは関係ないようなものでも大切なものはありそうです。

このような定性的な目標に関するものについては、欲しい結果を得るために具体的な行動に落とし込むと何ができるか?というのを考えます。その行動に対して数字に落とし込み目標として落とし込むと良いでしょう。

例えば社員のモチベーションを上げたい!というのであれば例えば「一日3人の社員を具体的に褒める」というような目標になるかもしれません。定性的な目標は具体的な行動に落とし込んで目標設定ということですね。

(3)目に見える資格取得を事務職の目標とする具体例

あとは事務職としての能力を高めるような資格を取得することも目標に入れておくと良いでしょう。将来やりたい事があればその専門分野に関する資格を目標にするのもやる気が出てきます。

本当は資格を取る事が目的ではなく、資格を取ることによって社内で自分がしたい事に対しての提案力を上げるというのが目的です。他人が自分を評価するときにわかりやすい指標が必要ですが、それは経験や実績です。

もし経験が実績がない分野であれば勉強してきた結果としての資格があれば社内で自分の専門分野を発揮するための提案力に説得力を与える事ができるはずだからです。

◆まとめ

事務職の仕事はこれから淘汰される可能性の高い職種の一つです。だからこそ将来的に付加価値の高い人材になるために今のうちから準備しておく事はオススメです。

目標設定だけでなく、専門分野を深堀りした上での職種転換なども視野にいれてたくさんの選択肢がある状態を目指した方が良さそうです。

副業・起業もその一つだとは思いますが、女性の方が実施しやすい副業・起業の種類については「【保存版】主婦が起業するネタを考えるためのアイデア集」をご覧ください。