具体例を参考に事務職の目標設定があっという間!みるみるやる気が出てくる目標との向き合い方

会社設立・独立・起業アドバイザーのごはんつぶ(@gohaotsubu)です。これまで通算1000件を超える会社設立や起業、さらには採用や社員教育・コーチングのお手伝いをしてきました。

事務職は目標設定する機会が少ないせいか、目標を立てるのに頭を抱える人が多い気がします。そこで目標設定の具体例を参考にしながら、みるみるやる気が出てくる目標設定の仕方を考えていきます。

これからAIをはじめとした技術革新によって事務作業のような単純労働はロボットや、より安い人件費のところへ流れていく可能性が高いです。

事務職という職種自体なくなる可能性だってあるかもしれません。さらに事務職という経験だけで満足のいく転職活動も難しくなる話も聞いたことがあります。

だからこそ、事務職だからといって適当に目標設定をするのではなく具体例を参考に「いつまでも必要とされる人材」という切り口から目標設定を試みてはいかがでしょうか。

この記事でわかること

・事務職が市場価値を高めるためにどうやって目標設定をすれば良いのか?
・具体例をもとに市場価値を高い事務職として目標達成するためのコツ

◆事務職の目標設定をするために見える化する方法と具体例

この項目のポイント

▼現状の事務職としての役割・仕事を棚卸しして仕事の成果を数値化してみる。

事務職としてやる気がみなぎる目標設定する第一歩目は「今の仕事の棚卸しをしてみる」ことです。

多くの事務職の人たちが会社から言われるがままのルーティン作業を次々こなしていくイメージですから「私の仕事は何なのだろう?」と腰を据えて考える機会がほとんどありません。

そこで最初に自分の仕事の棚卸しを紙に書き出したり、エクセルに打ち込んだりして一度全部だしてみましょう。

(1)事務職の仕事内容を全て書き出して目標の方向性を感じる

「事務職として入社してから今までどんな仕事をしてきましたか?」
「事務職として今はどんな仕事を任されていますか?」
「事務職として仕事が始まってから終わるまで具体的にどんな作業をしていまうか?」
「事務職としてこれからどんな仕事を割り振られそうですか?」

このような質問例に答える感じで、自分の仕事を棚卸してみてください。

違う切り口としてはもっと大きな枠組みを例にして自分に質問してみても良いかもしれませんね。

「一日単位でどんな仕事をしていますか?」
「一週間単位でどんな仕事をしていますか?」
「一ヶ月単位でどんな仕事をしていますか?」
「一年単位でどんな仕事をしていますか?」

紙に直接書き出すのであれば、少し高くてもお気に入りのノートが良いと思います。私もモレスキンというノートを使うことで書く作業と見直すことが楽しみになりました。

この作業をすることで、今まで何となくこなすだけだった自分の仕事の範囲が少しずつ明確になってくる体験があると思います。

「あ、こんなことも事務の仕事としてやっていたんだ!」
「この仕事って事務職がやる必要ないよね?」

このような気づきや工夫点が出てくるかもしれないですよね。それと同時に自分にとって大切にしたい優先順位の高い業務や、伸ばしたい仕事が見えてくるかもしれません。

自分の仕事(キャリア)を棚卸しする時のアイデア

自分の仕事を棚卸し、キャリアの方向性を考える作業は一人でするよりも第三者、とりわけキャリア形成に精通した人と一緒に作業をすると次々に新しい発見があったりします。人材紹介会社のキャリアアドバイザーに自分の市場価値を知るという観点を含め、一度お話を聞いてみる事は有効な手法だと思います。

ネオキャリアの人材紹介管理部門特化のMS-Japanならバックオフィスや管理部門に強いので、転職を考えていない場合でも専門家に自分のキャリアの棚卸しを手伝ってもらいながら、ついでに「今」の自分に当てはまる会社なんかも教えてもらうと違う切り口で発見があります。。

(2)事務職の仕事を数値化して目標設定する具体例

自分の事務職としての仕事を外に出すことができたら一つ一つ眺めてみてください。

その上で、今この瞬間で思いつく目標設定をしてみて下さい。これが一番シンプルな事務職としての目標設定の方法です。まず最初にしてもらいたい自分に対する質問は以下です。

「この分野で成長したり、この能力を伸ばすことができたらワクワクする事務作業はありますか?」

ピックアップできた仕事内容に対して次は数値化できるかを考えてみます。具体例としては、以下のような質問に答えてみると出てくるかもしれません。

「事務仕事の中で時間をもっと短縮できる仕事はありますか?」
「事務仕事の中で一時間にできる作業量をもっと増やせるものはありますか?」
「事務仕事の中で減らすことで効率が上がるものはありますか?」

この分野の目標設定の具体例としては以下のような感じをイメージしてもらえればと思います。

・半年後までに営業資料の作成時間を今までの半分の時間で対応できるようになる
・3ヶ月後までに一時間あたりで作成できるDMの量を二倍にする
・請求書作成時に発生する数字や宛先のミスを一年後には0にする

目標とする仕事に数字をつけること出来たら次に行動に落とし込みます。目標に落とし込んだ段階でスグに行動に移せるような内容であればそのままで大丈夫です。

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(3)数値化した事務の目標に対して具体的な行動目標に落とし込む

事務職としての目標が数値化できたら、次にその目標を達成するためにどのような行動をとるのか?というところまで落とし込みます。

例えば「半年後までに営業資料の作成時間を今までの半分の時間で対応できるようにする」という目標だった時には「それを達成するためには、いつまでにどんな行動を取る必要があるのか?」を考えます。

具体例として挙げるのであれば以下のようなイメージです。

「過去一年間で作成した営業資料をカテゴリー分けする」
「営業資料のカテゴリーごとに雛形となるデータを作成する」
「雛形となるデータに文字や数字を当てはめるだけで営業資料が完成する状態にする」

ここまで行動に落とし込んで考えることができれば「営業資料の作成時間を今までの半分の時間で対応する」という目標を達成するための道筋が見えてくると思いませんか?

この一連の作業は意識的にやらないと自然と身に付けるのは難しいです。ロジカルシンキングやMECE(ミーシー)、ロジックツリーというビジネススキルを活用しながら整理していくのが効果的だと思います。

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◆事務職の仕事をもう一つ高い次元で目標設定する時の具体例

この項目のポイント

▼事務職としてさらに一つ上のレベルを目指すための目標設定の工夫点

基本となる事務職の目標設定の方法について紹介しましたが、食いっぱぐれの無い事務職にレベルアップしたいのであればまだ不十分です。

これから先も活躍し続ける事務職としてキャリアを磨くためにはどんな目標設定の具体例があるのか考えていきましょう。

(1)人間にしかできない事務職の仕事を具体的にピックアップしてみる

前提として誰がやっても変わらない事務の仕事や、大量の情報を処理するような仕事はAIやロボット、もしくは安い人件費のところへ流れていくと考えてください。

先ほど棚卸した事務職として自分の業務を見つめ直してみるといかがでしょうか?

誰がやっても同じ作業や、大量の処理をするような仕事を省いていくとおそらく本来は人間にしかできな業務が残っていくと思います。

その分野こそが事務職として生き残るために伸ばすべき業務の範囲かもしれません。また、それはもはや事務職というカテゴリーを超えたものかもしれません。

具体例としては以下のような感じではないでしょうか。

・営業スタッフがチームで一日も目標をモチベーション高く行動できるよう日中の目標進捗の共有に賞賛する内容や勇気が湧くようなフレーズでメール共有する。

・お客様が来所した時に会社に対するロイヤリティが高くなるようにウェルカムボードを作成する。

これらは実際に私が営業会社に勤めている時に事務スタッフの方にやってもらい実際に営業成績にも大きなインパクトがあったことです。

社長賞をもらった事務さんの具体例

私が勤めていた会社では毎日営業が受注する度に電話で事務さんに連絡をします。電話口では自分のことのように喜んでくれて、いつしか営業一人一人がこの事務さんを喜ばせたいがために営業を頑張るようになりました。

毎回受注するとグループ全員にメールが届いていました。ある日、事務さんの発案で送られてくる受注速報のメールをただの定型文ではなく、一つ一つ丁寧に受注経緯を事務さんがヒヤリングして詳細を面白くノウハウもあり、やる気が出るような文章で送ってくれるようになりました。

その年は、事務さんはバックオフィス業務でありながら全社で社長賞特別賞を受賞しました。事務としては異例のことでした。このようなかたちで工夫次第では事務職の仕事も誰にも真似できない内容に昇華することだってできるのです。

実際に人を力付けたり、勇気付けたりするのは事務職だけでなくどんな職種にも必須の能力です。コーチングというスキルの分野になるのですが、ダイアナ元妃やクリントン大統領など超ビップも学んだ本格的なコーチングの日本Ver.はこちらのMOVEコーチング講座が面白いと思います。

(2)事務仕事の概念の隣にある業務にまで手を伸ばしてみる

次のアイデアは事務職の仕事の概念を取り払ってしまうことです。

事務職のお仕事は定義が難しいと思いませんか?総務的な仕事もするし、人事的なこともするし、営業事務的なことだってします。

ざっくりと言ってしまえば会社全体のお仕事を事務作業という切り口からサポートするお仕事という事です。

こう考えると幅広い事務の仕事の隣には専門的な業務が眠っていることが多いと思いませんか?

少し視点をずらせば事務という切り口から経理や会計のサポートができるかもしれません。他には事務という切り口で人事・採用のサポートができるかもしれません。事務という切り口で広報・PRのサポートができるかもしれません。

角度を変えれば事務職はありとあらゆる業務内容に、提案次第で関わることができる仕事と考えることもできます。

会社によって出来ること、出来ないことはあると思いますが、自由に発想を膨らませて事務という仕事を超えてこんな仕事をしたい!というものを目標設定に添えても面白いと思いますし、仕事に張りが出てくるのではないでしょうか。

(3)事務として自分のやりたい仕事をするための提案力を磨き上げる

一つ高い次元の事務職を目指すためには、目標設定能力とは別に提案力も必要だと考えています。

今までの枠組みを超えて、周りに自分の考えに共感してもらうためには、「自分はこんなことがしたい!」という提案が必要だからです。

・提案できるようになるために自分の興味のある専門分野の部署には積極的に関わる

例えば事務職でありながら、人事・採用に興味があるのであればその分野の事務作業を積極的に買って出るわけです。

具体例として出した人事・採用という仕事にも事務的な作業は膨大な量があります。それをサポートしながら、個人的でも人事・採用について勉強するなどして関われる分野を増やしていくのです。

特に中小企業などは仕事の区切りは曖昧なので、積極的に関わるチャンスはあるのではないでしょうか。

採用を任されるようになった事務さんの具体例

私の知り合いの事務職の方は、「採用に関わりたい」という目標設定で人事や採用に関わる事務作業を積極的に提案したようでした。

熱意が認められて応募者の管理からスタートして、広告の表現や写真なども積極的に意見を出したようです。

説明会のお手伝いをした時も、受付での対応した際の求職者の印象を積極的にフィードバックするなどしたらしいです。

その努力も認められて今では面接を含めて採用活動全般を任されるようになっていました。もちろん事務の仕事もあるので、元々やっていた事務仕事の一部は他の人に割り振ったりして調整はしているようです。

・生産性が高くなる方法は積極的に提案をする!

事務職を超えて高い次元でキャリアを描くために提案力を身に付けると言いました。提案が通るためには相手の立場にたって自分がそれをすることで、会社にとってどんな良いことがあるのかを伝えなくてはなりません。

たとえば今の仕事にプラスアルファでやりたい事が出てきます。経営者の立場からすると本来お願いしたい業務を完全に行われて初めて提案を聞き入れる大勢になれるわけです。

そこで一番最初に棚卸しした事務業務でアウトソースできたり、Webやサイトを使って効率的にできる項目があるのかを検討します。

もし効率的にできそうな業務があれば積極的に提案していきましょう。そして、生産性向上いよって手に入れた時間は、さらに事業を拡大するための時間に充てる提案をするわけです。

マーケティング能力を磨くことで相手が求めているものを把握して、プレゼンテーション能力を磨くことで相手が納得してくれる。難しく考える必要はなく、本を読むなど手を付けやすいところからアプローチすると良いでしょう。

◆「事務職の目標設定に関する具体例」まとめ

事務職の仕事はこれから淘汰される可能性の高い職種の一つです。だからこそ将来的に付加価値の高い人材になるために今のうちから準備しておく事はオススメです。

目標設定だけでなく、専門分野を深堀りした上での職種転換なども視野にいれてたくさんの選択肢がある状態を目指してください。

血の通った目標設定ができると毎日の仕事に張りが出てくることを実感できると思います。

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まとめ

・自分の仕事を棚卸しして数字で計測できるような工夫をしてみましょう。
・これから必要とされる事務職としての理想の能力や考え方、あり方を考えましょう。
・事務職+αの技術・能力を伸ばすと同時に人間的な魅力も仕事を通じて高めましょう。

<今日のおすすめ本>

今回オススメするのはJ.D.クランボルツの『その幸運は偶然ではないんです!』という本です。一見、自己啓発本にも見えますが、ちゃんとしたキャリアの本です。

キャリアに悩む全ての人に読んで欲しい書籍です。この記事では事務職の目標設定を紹介しておきながら、この本では「キャリアの8割が予期しない出来事や偶然の出会いによって決定される」ことを具体的な事例を交えながら紹介しています。

読んだ後には、なんだか行動を起こしたくなるような勇気をくれる一冊です。