株主リストとは何か?会社設立時を含めてどんな時に作成するのか調べてみました!

会社設立・独立・起業アドバイザーのごはんつぶ(@gohaotsubu)です。これまで通算1000件を超える会社設立や起業、さらには採用や社員教育・コーチングのお手伝いをしてきました。

株主リストと呼ばれる書類があります。これは株式会社設立時に必要な書類ではなく、ある一定の条件にあてはまる手続きで必要になります。

株主名簿と間違いやすいですが、役割やフォーマットが少し違うので間違いないように注意しましょう。

この記事でわかること

・株主リストの役割と作り方。
・株主リストと株主名簿の違い。

◆株主リストとは何?株主名簿との違いとは?

株主リストとは、ある登記をするときに添付する必要がある書類です。ただし、会社設立の登記をするときは、必要ありません。

(1)株主リストとは何か?

株主リストとは、会社のメインとなる株主の情報を載せた書類です。株主の氏名、住所、持ち株数を書いた書類のことです。

1、株主リストの雛形

会社設立の登記では必要ありませんが、それ以外の登記で提出を求められることがあるわけです。ちなみに法務省で提供されている株主リストの雛形はこちらなので、これに沿って作成すれば大丈夫です。

法務省のサイト

2、株主リストに記載する内容

議決権数上位10名の株主:議決権というのは持っている株の数ですね。一株1万円の株を100万円分を持っているのであれば100株を持っているわけです。この100株が議決権数ということです。

おおもりくん

株主リストは、株主全員を記載するわけじゃなくて、持っている株数が多い順に上から10名まで載せればいいんだね。

(2)株主名簿と株主リストの違いは?

株主リストは会社設立時に必ず作らないといけない書類ではありません。株主名簿も、今は株券を発行しないので株主名簿で管理するのですが、会社設立時に求められるわけではありません。

1、株主名簿は会社設立後に必ず作成して管理する

どちらも会社設立時に必ず必要というわけではないのですが、株主名簿は会社の株主が誰なのか明確にした書類です。この株主名簿は株主や資本金に変更があれば随時更新しないといけないですし、常に最新の情報にして株主が誰でどれぐらいの株式を保有しているのか管理します。会社運営上、必ず作って管理しないといけない名簿です。

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株主名簿については、こちらで詳しく説明しているので参考にしてください。

会社設立後に必要な株主名簿の作り方!雛形をつかってカンタンに作れます!

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2、株主リストは一定条件の登記の時に提出する書類

株主リストはもともと作成が必要なものではありませんでした。法人の変更登記を中心とした手続きの時に不正をなくすために作成が義務付けられるものです。

そのため、すべての登記に株主リストが必要なわけではありません。株主リストが必要な登記は次の二つが挙げられています。

「1、登記すべき事項につき株主総会の決議(種類株主総会の決議)を要する場合」「2、時すべき事項につき株主全員の同意(種類株主全員の同意)を要する場合」ということになります。

このケースに当てはまる場合のみ、株主リストを作ります。会社設立後に必ず作った方が良い株主名簿とは、この点で違いがあります。

おおもりくん

会社の株主を管理するために、すべての会社は設立後にちゃんと株主名簿は作った方が良いんだね。

しゃもじい

そうじゃな。株主リストは、一定の条件に当てはまる登記の場合のみ、作成して提出するんじゃよ。

◆株主リストが必要な登記申請とは何か?

株主リストを求められる登記申請は以下の二点です。

1、登記すべき事項につき株主総会の決議(種類株主総会の決議)を要する場合
2、時すべき事項につき株主全員の同意(種類株主全員の同意)を要する場合

おおもりくん

この二つのケースで株主リストが必要なのはわかったけど、もう少しわかりやすく説明してもらえないかな。

(1)「登記すべき事項」で株主の決議が必要なもの

登記簿謄本と呼ばれる会社がこの世に存在する証明書があります。登記簿謄本に記載されているものを登記すべき事項と読んだりします。

商号とか、本店所在地とか、資本金とかが登記すべき事項です。登記すべき事項を変更するときには登記が必要なのですが、この中に株主の決議が必要な項目があるわけです。

それが「役員の変更」「商号の変更」「事業目的の変更」「公告方法の変更」「資本金の減少」「会社の解散」です。

この場合に登記の手続きする際に、株主リストも準備しないといけないのです。

(2)「登記すべき事項」の中で株主全員の同意が必要な項目

登記すべき事項でも、株主全員の同意が必要な項目があります。それを変更するときも株主リストを準備しないといけません。

「合同会社から株式会社へ変更するときなどの組織変更」「役員等の会社に対する損害賠償義務の免除」などです。

◆「会社設立に必要な株主リスト」まとめ

株主リストは会社設立時に必ず必要な書類じゃありません。株主名簿との違いにも明確になっておいた方が良いでしょう。

株主名簿は、株式会社の株主を管理するための名簿です。会社設立時には必要ありませんが、ちゃんと管理するために設立後には速やかに作っておいた方が良いです。

株主リストは、登記簿謄本に記載のある項目について、株主の決議や株主全員の同意が必要なときに一緒に提出します。

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