電子定款で会社設立ってどうやるの?電子申請をすることで印紙税4万円が必要なくなる株式会社の作り方

この記事でわかること

電子定款で会社設立をする。

初めて会社を作る人からしたら「どういうこと?」ってなりがちです。

会社設立の手続きで、定款を公証役場に認証してもらうフローがあります。

これを紙の定款ではなく、PDFにしてCD-Rなどの「電子記録媒体」で保存したものを電子定款と言います。

今は電子定款で手続きするのが主流なので、具体的な手続きについて見ていきます。

電子定款で認証をしてもらうことで、設立費用が4万円安くなるメリット付きです。

おおもりくん

電子定款使えば4万円も会社設立費用が安くなるなら皆んな使えば良いじゃん!

しゃもじい

何も知らない人が、電子定款使って電子申請しようとするのは一苦労なんじゃ。

◆電子定款とは?紙の定款と何が違うの?

定款とは、会社のルールを決めた憲法のようなもの。

会社名をどうするとか、事業目的な何にするとか、事業年度はどうなっているとか、会社の基本項目を決めた書類です。

今までは紙の定款で設立の手続きをしていたのですが、これが電子の定款になったのが電子定款。

おおもりくん

電子の定款って何よ?

しゃもじい

電子記録媒体じゃな。

いわゆるCD-RやDVDのことじゃ。これにPDFにした定款を保存して手続きをするんじゃよ。

(1)電子定款とは電子記録媒体で作った定款

紙の定款というのは、定款をWordなどで作成して印刷したもの。これを公証役場や法務局で手続きをするわけです。

紙の定款をPDFにして、CDRに保存したものを電子定款と言います。

おおもりくん

定款をPDFにしてCD-Rに保存するだけだったら超ラクじゃん!

しゃもじい

いやいや、電子定款は公証役場で認証をしてもらうときに、一手間も二手間も必要で面倒なんじゃ。

(2)電子定款で会社設立すると印紙税がいらない

電子定款で会社をつくるメリットは、定款認証するときに発生する印紙税4万円がかからないこと。

株式会社の設立には、「登録免許税15万円」「定款認証手数料5万1000円」「印紙税4万円」が基本的にかかるコスト。

電子定款で認証の手続きをすれば、印紙税4万円は発生せずに手続きができるわけです。

おおもりくん

何で電子定款使うだけで印紙税が必要なくなるの??

しゃもじい

印紙税は「紙の定款」で手続きをすると発生する税金。

電子定款は、紙じゃないから印紙税の対象にならないわけじゃ。

印紙税とは法律で決められた文書の作成に、税金を課すもの。定款の認証手続きは、印紙税の課税対象なわけです。

少し納得いかないですが、国が指定した文書に税金が発生するものを印紙税としているんですね。

おおもりくん

でも、電子定款で認証すれば印紙税4万円かからないなら、みんな電子定款使うよね。

しゃもじい

電子定款で認証するには、少し面倒な手続きがあるんじゃ。

みんながみんな電子定款を使うってわけでもないぞ。

(3)電子定款で会社設立するには手間とコストがかかる

電子定款で認証の手続きをすることで、4万円安くなるのはめちゃくちゃ大きなメリットです。

だけど電子定款で手続きする設備をそろえるのに、同じくらいお金と手間がかかるのです。

電子定款で会社設立するのに準備するもの

1、Adobe Acrobat:約35,000円(電子認証用にPDF化するためのソフト)
2、ICカードリーダ:約3,000円(住民基本台帳を読み込むカードリーダ)
3、マイナンバーカード

約4万円近く設備投資して、さらにネットから電子定款を申請するために、ソフトウェアのダウンロードが必要だったり、なかなか面倒くさいです。

おおもりくん

確かに、印紙税4万円安くするためだけに、4万円近くの投資をしてさらに手間かけるのもなんだかなぁ。

しゃもじい

実は、こんなにお金と手間をかけずに電子定款で会社設立をする方法があるぞい。

電子定款で会社設立したいけど、そのための環境を整えたりするのが面倒!って人には会社設立freeeが便利。

4万円近くの設備投資は必要ないし、操作もウェブ上の案内に沿って選ぶだけ。電子定款の認証も5000円で対応してくれる画期的なサービスです。

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おおもりくん

会計freeeというソフトに一緒に申し込めば5000が無料になるみたい。

会社設立だけって人は、5000円で電子申請までできるから、どちらにせよこっちが良いね。

◆電子定款を使った会社設立の手続きについて

「自分で電子定款を認証する設備をそろえて会社設立したい!」って人のために具体的な手続きについて紹介します。

(1)株式会社設立の流れ

株式会社設立のざっくりとした流れは次の通り。

  1. 会社の商号や住所など要件を決める。
  2. 設立書類を作成する。
  3. 設立した書類の該当箇所に押印をする。
  4. 定款を公証役場で認証する。
  5. 資本金を振り込んで払込証明書を作って押印。
  6. 設立書類をまとめて法務局に登記申請。
おおもりくん

定款を公証役場で認証するときに、電子定款での認証が必要になるわけだね。

定款とは、会社の基本ルールを設定した大切な書類です。

この定款が、ちゃんと法律に沿って作られているか、第三者からお墨付きをもらわないといけません。

その認証をしてくれるのが、公証役場の公証人。株式会社は定款の認証を受けていないと、法務局で受け付けてくれません。

(2)電子定款を作成して公証役場で電子申請する具体的方法

電子定款の申請は、「定款を作る」「電子定款にする環境を整える」「公証役場に電子申請する」という流れで進めます。

1、会社の要件を決め、定款を作成する

定款をつくるためにも、商号や事業目的、本店所在地など会社自体の要件を決めます。

一つ一つ設定するときの注意点があるので、よく吟味して決めましょう。

>会社設立の要件の注意点をまとめた記事はこちら

定款の要件が決まれば、フォーマットに沿って定款をつくります。

法務局などで共有されているものを使うことが多いですが、詳細な作り方については以下の記事も参考にしてください。

>定款の雛形・フォーマットを使って書類を作成する方法

2、電子定款をつくる環境を準備する

  • Adobe Acrobat

これはWordなどで作った定款を電子署名が可能な状態にするソフトです。

電子署名とは?

電子署名とは、印鑑と同じ役割をする仕組みです。

紙の書類であれば、印鑑を押して手続きをしますが、PDFなどの電子ファイルには印鑑が押せません。

そこでPDF上に押印するように、電子署名というかたちで印鑑と同じ効力を持たせる記録をくっつけることができるのです。

  • マイナンバーカード

まだマイナンバーカードを発行してもらっていない人は、電子署名ができるように早めに準備しておきましょう。

おおもりくん

なんか郵送でマイナンバー作る前の紙が送られてきたけど、そこに書いてある番号でも良いの?

しゃもじい

ちゃんと役所で発行してもらう写真付きのマイナンバーカードでないとダメじゃぞ。

  • ICカードリーダ

マイナンバーカードを読み取るために、専用のICカードリーダーが必要です。

これは3000円ぐらい。

3、電子証明書を取得する

電子証明書を取得します。この電子証明書は、印鑑証明書の電子版みたいなものです。

マイナンバーカードを手に入れたら、お住まいの市区町村で電子証明書の発行手続きを行います。

4、供託オンラインシステムで電子定款の申請

ICカードリーダでマイナンバーカードから電子証明書を読み取ることができます。

法務省のホームページに、電子署名プラグインソフトというものがありますので、そちらをダウンロードして電子証明書を電子定款にくっつけてください。

オンラインシステムの案内にそって、公証役場へ電子定款を申請します。

◆電子定款を利用した会社設立のQ&A

電子定款を使って会社設立するときに、よく出てくる質問をまとめておきました。

1、自分で株式会社を一番安く設立する方法とは?

自分で会社設立をする場合、一番安くなる方法は何なのでしょうか?

紙の定款で手軽に認証手続きするのであれば、総額24万1000円ぐらいです。

電子定款を使って印紙税が必要なくなった場合は、20万1000円ですが、電子定款の環境を準備するのに約3万8500円必要だと考えると、紙の定款使うよりちょっと安くなるぐらいです。

そこで自分で会社設立するのであれば、無料で使える会社設立freeeなら電子定款の利用ができて公証役場への認証を含めて5000円で対応ができます。

会社設立freeeを利用すればウェブ上で手軽に書類が作れるメリットも大きいし、20万6000円という自分で設立する場合の最安値だと思います。

2、「実質的支配者になるべき者の申告書」は電子署名しても大丈夫?

定款認証するときに、株主に反社会勢力がいないことを証明しなくてはいけなくなりました。

この会社は大丈夫ですよ、と公証役場に書類を作ってもらいます。それを申請するための書類が「実質的支配者になるべき者の申告書」と言います。

これは過半数以上の株式を持っている人の情報の書いて提出する書類です。書類には実印を押すのですが、PDFにしたものに電子署名をして公証役場にメールする手続きでも問題ありません。

3、電子定款の環境をそろえるためのお金や定款認証手数料は経費になる?

会社設立前に使ったお金は、ちゃんと会社の経費になります。

株式会社の設立にかかった登録免許税や定款認証手数料、印紙税も経費でOK。

その他にも会社の印鑑や、本を買ったとか会社設立の準備に紐づく支出も経費になるので、ちゃんと情報を残しておきましょう。

◆「電子定款を使った会社設立」のまとめ

「電子定款を自分でつくる」ことは無理では無いです。

公証役場で定款認証するときの印紙税4万円を、節約するために電子定款を作ろうとしているなら、ちょっと待ってください。

電子定款をつくる手間や設備にかかるコストを考えると、印紙税4万円かかってでも紙の定款で認証した方がラクという人も出てくるかも。

司法書士の専門家にお願いするとか、税務顧問契約を前提に税理士や会計士に依頼するなどの選択肢があるかと思います。

たぶん自分で会社つくる最低コストは5000円で電子定款から認証までやってくれる会社設立freeeなので良かったら参考にしてみてください。