【もう悩まない】事務職の目標設定が具体例で一瞬!やる気がみなぎる目標との向き合い方とは?

この記事でわかること

事務職は目標設定する機会が少ないせいか、目標を立てるのに頭を抱える人が多い気がします。

これからAIをはじめとした技術革新によって、事務作業のような単純労働はロボットや、より安い人件費のところへ流れていく可能性が高いです。

事務職だからといってテキトーに目標設定をするのはもったいない。

そこで「いつまでも必要とされる人材」になるための目標設定の方法とは何か?を考えてみました。

おおもりくん

事務職なのに、目標設定しないといけないこともあるんだね。

しゃもじい

これからのことを考えると、事務職だからこそ目標設定はしっかりした方が良いんじゃよ。

◆事務職の目標設定をするための見える化する方法とは?

やる気がみなぎる目標設定の第一歩は「今の仕事の棚卸しをしてみる」です。

事務職の仕事は会社から言われるがまま、ルーティン作業を次々こなしていくことが多い。

そのため「私の仕事は何なのか?」と腰を据えて考える機会がほとんどありません。

そこでまずは自分の仕事を棚卸します。

エクセルに打ち込んだり、メモ帳に手書きで全部出し切ってみましょう。

(1)事務職としての仕事内容をすべて書き出す

「事務職として入社してから今までどんな仕事をしてきましたか?」
「事務職として今はどんな仕事を任されていますか?」
「事務職として仕事が始まってから終わるまで具体的にどんな作業をしていますか?」
「事務職としてこれからどんな仕事を割り振られそうですか?」

このような質問に答える感じで、仕事を棚卸してみてください。

違う切り口としては、時間軸で質問をつくると良いかもしれません。

「一日単位でどんな仕事をしていますか?」
「一週間単位でどんな仕事をしていますか?」
「一ヶ月単位でどんな仕事をしていますか?」
「一年単位でどんな仕事をしていますか?」

紙に直接書き出すのであれば、こだわりのノートだと気合が入ります。

私もモレスキンというちょっと高級なノートを使っているので、書く作業と見直すことが楽しみになりました。

紙に書くことは、今までぼんやりしていた仕事の範囲が、少しずつ明確になる体験があります。

「あ、こんなことも事務の仕事としてやっていたんだ!」
「この仕事って事務職がやる必要ないよね?」
「これも事務の仕事としてやったら、もっと良くなりそう!」

このような気づきや工夫点が出てくるかも。

それと同時に自分にとって大切にしたい業務や、伸ばしたい能力が見えてくるかもしれません。

おおもりくん

こういう自己分析系は、自分の手で書く派だな。

しゃもじい

手は第二の脳と呼ばれるように、書くことで次々と発想がつながっていくんじゃ。

パソコンでの作業に行き詰まったら、手で書いてみることはおすすめじゃよ。

ワンポイント

仕事やキャリアの棚卸しをする作業は、一人ではなく誰かと一緒にやると効果的です。

できれば専門家にキャリアの相談をすることで、より客観的に今の仕事を見直すことができるはず。

無料で相談できる人材紹介会社をピックアップしてみました。

>【無料】第二新卒に特化した人材紹介(ネオキャリア)

>【無料】バックオフィスの仕事も充実している紹介会社(MS-Japan)

(2)事務職の仕事を数値化して目標設定する

事務職の仕事を書き出したら、一つ一つ眺めてみます。

その上でこんな質問を自分にしてください。

「この分野で成長したり、能力を伸ばすことができたらワクワクする事務作業は何ですか?」

答えが思いついたら、次は数字に置き換えていきます。

目標を数値化する一番シンプルな方法は、質問の切り口を数字に変えることです。

「この仕事にかかる時間を短縮できるとしたら、どれぐらい短くなる?」
「一時間でできる作業量はどれくらい増やせる?」
「今の仕事の中で減らすことで効率が上がるものはありますか?」

そうするとこんな目標に落とし込まれるイメージです。

事務を数字に落とし込んだ目標例

・半年後までに営業資料の作成時間を今までの半分の時間で対応できるようになる。

・3ヶ月後までに一時間あたりで作成できるDMの量を2倍にする。

・請求書作成時に発生する数字や宛先のミスを一年後には0にする。

目標と数字の関連性がみつかったら、あとは行動に落とし込むだけです。

どんなことをすればいいのかイメージができるぐらい具体的な行動にできればOK!

>目標を数値化するためのノウハウはこちら

(3)数値化した目標を行動に落とし込む

「数値化した目標を達成するには、どんな行動を起こせばいいですか?」

この質問を徹底的に考え抜きます。

アイデアをたくさん出して、優先順位の高いものからつぶしていく。

たとえば「営業資料の作成時間を半分にする」という目標を達成するための行動はどんなものが思いつくでしょうか。

  • 過去一年間で作成した営業資料をカテゴリー分けする
  • 営業資料のカテゴリーごとに雛形となるデータを作成する
  • 雛形となるデータに文字や数字を当てはめるだけで営業資料が完成する状態にする

ブレインストーミングする感じで、自由に思いつくまま絞り出してみましょう!

おおもりくん

たくさんアイデア出しても、優先順位の付け方がわからないや。

しゃもじい

環境によって優先順位も変わると思うが、わしは「大きなコストをかけない」「すぐに取り組める」「長い期間を必要としない」というのを見極めているぞ。

優先順位高いところから行動に移して、振り返りをして次の新しい行動につなげる良い循環をつくれるとOK!

>PDCAを徹底的に回して振り返りの精度を上げる方法!

◆いつまでも必要とされる事務職になる目標設定とは?

事務職の目標設定の方法を紹介しましたが、食いっぱぐれの無い事務職にレベルアップしたいのであればまだ不十分。

これから先も活躍し続ける事務職として、キャリアを磨く方法を考えます。

(1)AIに負けない!人間にしかできない事務職の仕事とは?

AIに負けない!っていうよりも、AIと共存していくというのが正しい考え方かもしれません。

専門的な技能を 必要としない低スキルの仕事と技能を要する高スキルの仕事は需要が高まるが、中程度の スキルを要する仕事の需要は低下する。

引用元:RIETI Policy Discussion Paper Series 18-P-009「人工知能AI等が雇用に与える影響;日本の実態」

事務職のメイン業務である定型的なルーティン作業は、これから機械化が進むはず。

「人間にしかできない仕事」に焦点を合わせるのが、正しいキャリアの考え方になります。

デジタル化が進んだ企業を対 象に調査し、人間も仕事も高い柔軟性が要求されるようになっていること、デジタル化が 進んだ企業ほど、高いコミュニケーション能力や対人能力を持った人材を求めているとい う調査結果も発表した。

引用元:RIETI Policy Discussion Paper Series 18-P-009「人工知能AI等が雇用に与える影響;日本の実態」

先ほど棚卸した事務職として自分の業務を見つめ直してみるといかがでしょうか?

1、高いコミュニケーションを必要とする業務

事務職の仕事の中で、誰がやっても同じ仕事を省いてみます。人間にしかできない仕事のヒントが満載です。

その一つのキーワードが「高いコミュニケーション」です。

その分野こそ、あなたが生き残るために伸ばすべき業務の範囲。もしかしたら事務職というカテゴリーを超えたものかもしれません。

コミュニケーションを駆使した事務職の目標例

・サンクスカードを作成して、社内でのコミュニケーションが活発になる仕組みをつくる。

・お客様にお越し頂いた時にウェルカムボードを作成して、会社のファンになってもらう。

・社員全員が必ず行うタスクを、ゲーム化して誰もが楽しんで取り組めるようにする。

これらは私が営業会社に勤めている時に、事務スタッフの方が実際に取り組んだ内容です。

2、社長賞をもらった事務職の具体例

私が勤めていた会社では、営業が受注する度に電話で事務さんに連絡をしていました。

受注するとグループ全員に報告メールが届きます。

ある日、事務さんの発案で送る受注報告メールをただの定型文ではなく、丁寧に受注経緯をヒヤリングして送るようになりました。

業務上のタスクでしかない受注報告メールを、面白く、ノウハウもあり、やる気が出るような文章で送ってくれるようになったのです。

その年、事務さんはバックオフィス業務でありながら全社で社長賞特別賞を受賞しました。

事務職としては異例のことで、工夫次第では事務職の仕事も誰にも真似できない内容にすることだってできるのです。

実際に人を力付けたり、勇気付けたりするのは事務職だけでなくどんな職種にも必須の能力です。

コーチングというスキルの分野になるのですが、そういうスキルを磨くのも目標の一つに入れても良いと思います。

(2)事務職を超えて専門性の高い業務まで手を伸ばす

次のアイデアは事務職の仕事の概念を取り払ってしまうことです。

自分の専門性を高めることに焦点を合わせるのです。

専門性のある事務職は、就業する期間が長いほど賃金がプラスになるというデータもあります。

一定の専門性を備えた事務職の場合, 就業継続が賃金にプラスの効果をもたらしている。その他の女性事務職は主に40代以降は賃金が低下 傾向にある。

引用元:人口学研究(第48号)2012.6-「女性事務職の賃金と就業行動」

事務職のお仕事は定義が難しいと思いませんか?

総務的な仕事もするし、人事的なこともするし、営業事務的なことだってします。

そこで会社全体のお仕事を、事務作業という切り口からサポートするお仕事という事です。

こう考えると幅広い事務の仕事の近くに専門的な業務が眠っていることが多いと思いませんか?

少し視点をずらせば事務という切り口から、経理や会計のサポートができるかもしれません。

他には事務という切り口で人事・採用のサポートができるかもしれません。

事務という切り口で広報・PRのサポートができるかもしれません。

こう考えると事務職はありとあらゆる業務に、関われると考えることもできます。

自由に発想を膨らませて、こんな仕事をしたい!というものを目標設定に添えても面白いと思います。

おおもりくん

仕事にも張りが出てくるね!

(3)やりたい仕事を掴むプレゼンテーション能力を身に着ける

やりたい仕事が出てきたときに「私は●●がしたい!」と表現しないといけません。

ただ伝えるだけではなくて「この人なら任せてみたい」「この人を応援したい」と思ってもらえるようなプレゼンテーション能力が大切です。

1、プレゼンできるように興味のある分野に関わる

事務職は社内のいろんな部署と関わることができるはず。

興味のある分野に自分からアプローチしやすい立場だと思います。

たとえば事務職でありながら人事・採用に興味があるとします。

その部署の人と積極的にコミュニケーションをとって困っていることを探します。

自分で役に立つことがあれば無償で提供するのです。

特に中小企業などは仕事の区切りは曖昧なので、積極的に関わるチャンスはあるのではないでしょうか。

2、自分ではなく会社にメリットがある切り口で提案!

自分のやりたい仕事でキャリアを描く。そのために会社の立場に徹底的に立ってプレゼンを組み立てることです。

自分が新しく取り組みたい仕事が、自分だけでなく会社にとってどんなメリットがあるのか徹底的に考え抜くのです。

そのためには仕事以外でも自分を磨くことを忘れてはいけません。

なにもサービス残業しろということではなく、仕事とプライベートの境目がなくなるくらいの何かを見つけて欲しいのです。

3、採用を任されるようになった事務職の具体例

私の知り合いの事務職の方は、「採用に関わりたい」という目標設定で人事や採用に関わる事務作業を積極的に提案したようでした。

熱意が認められて、応募者の管理からスタートしました。求人広告の表現や写真なども積極的に意見を出したようです。

説明会のお手伝いをした時も、受付での対応した際の求職者の印象を積極的にフィードバックする。

その結果、今では面接を含めて採用活動全般を任されるようになっていました。

おおもりくん

事務職だからこそ、プレゼンや課題解決の力が必要なのかもしれないね。

しゃもじい

いきなり身につけることは難しいから、どの分野の能力を伸ばすかなんとなくイメージが湧いたらグロービス学び放題などのツールを活用すると良いかもしれんぞ。

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◆今すぐ使える事務職の目標の具体例一覧!

事務職といっても、細かく種類を分けていくと「一般事務」や「営業事務」や「医療事務」など様々。

一つ一つの職種において、目標の具体例としてどんなものがあるかピックアップしてみました。

今スグ使えるものばかりなので、目標設定のイメージが湧かないときの参考にしてみてください。

(1)一般事務の目標設定に関する具体例

一般事務は、オフィス内全般にわたる事務作業を行います。

パソコンへのデータ入力から、受付業務など特に難しいスキルは必要とされないのが一般的です。

一般事務の目標の具体例

・1年以内にマイクロオフィススペシャリスト(MOS)の資格試験に合格する。

・会社の共有フォルダが乱雑なので、共有フォルダ使用の共通ルールを決め、社員向けに研修を行う。

・廃棄書類の処理方法や備品購入時のルール決め、コピーを減らす啓蒙活動を通して消耗品にかかる経費を昨対比●%削減する。

・書類作成時のダブルチェックを仕組みかすることで、書類上のミスをゼロにする。

・月次で対応するデータ入力の作業時間を●%削減する。

(2)営業事務に関する目標設定の具体例

営業事務とは、事務職の中でも営業職のサポートに特化した仕事です。

営業が社内で行うような業務を行います。

たとえば契約書の作成や、資料の準備、電話での顧客対応などです。

営業事務の目標の具体例

・営業向けの提案書を四半期に一度ブラッシュアップをして全営業にリリースする。

・各営業が外出先でもリアルタイムで日時の業績を把握できるようメールシステムを使って情報共有をする。

・取引企業の分析及びランク付けをするなど、マーケティング資料の作成を通して営業部の業績向上に寄与する。

・現在紙で行なっている請求業務をシステム化するためのプロジェクトを立ち上げる。

・営業の業績を見える化すると同時に、ゲーム化の要素を含めて社内コミュニケーションの活性化をする。

(3)医療事務に関する目標設定の具体例

医療機関での事務作業を行う人たちを医療事務と言います。医療機関の事務作業は専門性が必用です。

患者さんの窓口対応をする受付業務から、会計処理、また医療機関では保険による手続きが必用になりますので、レセコンという設備を使った処理などが必用になります。

医療事務の目標の具体例

・民間で実施されている医療事務の資格取得を目指す。

・受付業務や接客時の対応を良くするために接遇のセミナーに参加する。

・レセプトの対応方法や返戻があったときの処理方法など、複数スタッフで共通認識が持てるようにマニュアルを作成する。

・患者の予約が数ヶ月後になる場合には、キャンセルにならないようメールや手紙でアラートを出すことでキャンセル率を●%にする。

・待合室での掲示物を工夫したり、必要な患者には物販などのおすすめをして売上に貢献する。

(4)経理事務に関する目標設定の具体例

経理事務とは、会計や経理作業に関する事務作業をまかなう人達です。交通費を清算したり、会計ソフトに記帳をしたりします。

会社によっては給与計算業務や年末調整も仕事の範囲に入り、この時期は忙しかったりします。

経理事務の目標の具体例

・1年以内に簿記2級の資格を取得する。

・経理処理の工数が削減できるようにクラウド型の会計システムを導入し、作業効率を●%アップする。

・エクセルを使って簡易的に交通費の清算書が作成できるような仕組みを作って全社員にリリースする。

・社員に経理の仕事を理解してもらうための、社内プレゼンを企画する。

・後任の経理事務スタッフがスムーズに処理ができるよう、記帳のやり方をマニュアル化する。

(5)人事/総務事務に関する目標設定の具体例

人事や総務の事務職は、たとえば採用活動の事務作業を担います。広告の作成や、応募者対応、説明会の準備などです。

また総務としても、入社後の手続きも事務職の仕事になります。社会保険の加入や、雇用保険の手続きなども大切な仕事です。

人事/総務事務職の仕事内容

・内定者フォローの仕組みを工夫することによって、内定辞退率を●%にする。

・採用費を削減するために、積極的に新しい採用手法を試して、費用対効果を分析する。

・一年以内にキャリアコンサルタントの資格に合格する。

・三年以内に社労士の資格を取得する。

・社員の定着率が良くなるよう効果的な福利厚生施策を企画・立案する。

(6)貿易事務に関する目標の具体例

貿易事務の仕事は専門性が高いので、独自の検定試験などがあったりします。海外とのやりとりは、英語の書類の対応が必用なので英語の能力も必要です。

貿易事務の目標の具体例

・一年以内にTOEIC900点を目指すため英会話学校に通う。

・業務に必用な知識を得るために、貿易実務検定の資格取得を行なう。

◆「事務職の目標設定に関する具体例」まとめ

事務職はこれから淘汰される可能性の高い職種の一つです。だからこそ将来的に付加価値の高い人材になるために今のうちから準備してほしい。

目標設定だけでなく、専門分野を深堀りした上での職種転換なども視野にいれてたくさんの選択肢がある状態を目指してください。

ほんの少し危機感を持ちながら、こんなことが実現できたら仕事は充実するだろうなぁ、という視点で目標を考えてみます。きっと血の通った目標設定ができると思います。

自分を奮い立たせる目標は、毎日の仕事に張りを与えてくれます。色彩豊かで、潤いのある日々は、ほんの少しの目標設定の工夫によって手に入ります。