株式会社設立時に公証役場での手続きを電子定款認証使って実施する方法

株式会社設立の手続きの一つに「定款を公証役場で認証をする」というものがあります。簡単に言ってしまえば、定款という書類を第三者から問題と証明してもらう手続きの事です。

実はこの公証役場での定款認証の手続きですが、電子定款認証をする事で実は4万円も安く済ませる事が出来るのです。ただし、電子定款認証するにも設備を整えないといけないなどのデメリットはあるので注意が必要です。

そこで今回は株式会社設立時に公証役場で電子定款認証を使って手続きする方法を紹介します。また、通常の公証役場での定款認証については、こちらの記事を参考にして下さい。

◆株式会社設立時の公証役場の役割を知ろう!

公証役場とは何か

公証役場とは、ざっくりと説明してしまうと国から認められた公証人という人たちが、手続きがちゃんと正しく法律にのっとって行われたものだとかを確認したり、とても強い効果のある書類を作成して当事者たちにそれを約束させたりすることのできる場所です。

株式会社設立と交渉役場の関係でいえば、定款と呼ばれる書類に対して、ちゃんとした法律にのっとって間違いなく手続きがされているというものを公証役場という第三者からお墨付きをもらうことになります。これが公証役場から定款の認証を受けると言ったりします。

定款とは何か

定款とは、株式会社設立に必要な書類の一つなのですが会社の憲法のようなものです。基本的なルールをまとめた書類になるわけです。例えば会社の名前を何にするのかとか、仕事内容を何にするかだとか、会社の住所はどこで、会社の資本金や出資する人と経営をする人は誰なのかなどを細かく決めています。

会社の根本原則を決める定款だからこそ、自由気ままに作られては後々大変です。会社法と呼ばれる会社に関する法律が定められたものに則しているかどうかも含めて、作成した定款は公証役場で定款の認証手続きを踏まないといけないのです。

◆株式会社設立に必要な公証役場の手続きに関して

それでは実際に、株式会社設立時に公証役場から定款の認証を受けるにあたり、必要な手続きの流れをみていきたいと思います。本で会社設立を学ぶのであれば、税理士で行政書士で社会保険労務士の中野裕哲先生が書いているこちらの本がわかりやすいです。

話しがずれましたが、本題の公証役場での手続きを確認していきましょう。

1、管轄の公証役場を調べましょう

株式会社設立時の定款の認証は管轄の公証役場で行います。都道府県には、それぞれいくつか公証役場が存在するのですが、設立する会社のある住所の都道府県内にある公証役場であればどこでも手続きをして大丈夫です。

たとえば東京都で株式会社設立をするのであれば、都内のどの公証役場で認証の手続きをして問題ありません。ただし、都外の交渉役場では対応が出来ないので気をつけてください。公証役場はこちらのページで確認することが出来るので参考にしてみて下さい。

2、定款の事前チェックをしましょう

まず定款を作成したら、公証人に事前チェックをしてもらう必要があります。定款の作成ポイントはこちらのページにまとめています。認証をお願いする公証役場へ直接電話をして、事前チェックの旨をつ伝えます。そうすると大体FAXにて定款を送るように指示されますので、そのように対応をしましょう。

その後、定款の内容を確認してくれて、修正の必要があれば修正の依頼がきます。事業目的の内容に関してだとか、定款のこの部分が足りないとか言われたりしますので、その指示に従って定款を修正するようにしましょう。

3、定款認証にかかる費用

定款認証の手数料は5万円です。公証役場へ手続きをする時に直接受付で支払うかたちになるので、認証を受ける時に現金も持っていくようにしましょう。その他に定款を発行する手数料などを含めると5万1000円から5万2000円ぐらいが費用としてかかります。

また、電子定款認証しないのであれば、印紙代が4万円必要になります。定款の原本に収入印紙を貼って提出するかたちになるのためです。

3、公証役場で定款認証を受ける

まずは定款を作成し、それを管轄の公証役場へ認証を受けるために電話をして認証を受けるための予約をしておきます。その際に、事前に定款をチェックしてもらいましょう。その後、定款に発起人の押印を済ませて、発起人全員でそれぞれの印鑑証明書と一緒に持っていきます(発起人全員で行けない場合は委任状を作っていきましょう)。

するとその場で、認証の手続きをするのと認証手数料の5万円と、電子認証でなければ定款に4万円の収入印紙を貼って手続きをしてもらいます。持ち物をまとめておきますと、一応以下のようなものになります。

・定款(印刷したものを3部)
・発起人全員の印鑑証明書(原本を各1枚)
・収入印紙4万円分
・身分証明書(運転免許証など)
・発起人の実印(発起人以外の場合は認印)
・委任状(代理人の場合のみ)

あとは、認証を受けた定款と、他の会社設立書類をそろえて法務局に提出をすれば株式会社設立の手続きは完了ということになります。

電子定款認証については、電子定款の作成からスタートしますので、次の項目で詳しく説明しますね。

◆電子定款認証をして株式会社設立をする流れ

最後に本題の電子定款を作成して公証役場で認証の手続きを受ける具体的な方法を確認しておきましょう!

1、電子定款を作成する

簡単に言ってしまえば電子定款とは紙の定款をPDFの電子化したデータの事を指します。これをオンライン上で公証役場に認証を申請するわけなんです。電子定款の作成方法については、こちらの記事で詳細を説明しているのでご覧ください。

・マイナンバーカードを準備

公証役場へ電子定款認証を行うには、まず自分のマイナンバーカードを準備しなくてはなりません。まだマイナンバーカードの正式な交付を受けていない人も多いですが、電子定款認証するためにも、しっかりと取得しておきましょう。

・ICカードリーダライタを準備

電子定款認証のために、マイナンバーをパソコンで読み込む必要があるため、対応しているICカードリーダライタを準備して下さい。

・電子署名を入れられるAdobeを用意

次に定款をPDFにしてそのPDF化した定款に電子署名を入れないといけません。電子署名の機能がついたPDF化するソフトは有料ですので、対応したAdobeソフトを購入しましょう。

2、電子認証を行うために法務省のオンラインシステムにアクセス

電子定款の作成が終わったら次に電子認証を行うために、法務省のオンラインシステムにアクセスします。ここのシステムを使って電子定款認証を行う訳ですね。

(1)申請者情報を登録してソフトのダウンロード

法務省のオンラインシステムにアクセスをしたら、次に申請者情報を登録します。その上で登記申請のソフトをダウンロードします。

(2)申請用総合ソフトから電子定款を申請する

ここまで来たら、ソフトを利用してあらかじめ作っておいた電子定款を送信して電子認証の申請をします。

(3)公証役場で認証をした定款を取りに行く

電子定款認証を終えたら、次に管轄の公証役場へ認証を終えた定款を取りにいきます。事前に電話で予約を取って、管轄の公証役場から持ち物を確認しておくようにしましょう。

持ち物に実印が必ず入りますが、会社印も含めて実印の作成なら、こちらの会社で印鑑作成がおススメです。

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◆株式会社設立時に公証役場での手続きを電子定款認証使って実施する方法、のまとめ

いかがでしたでしょうか。株式会社設立をするなら、必ず公証役場に対して定款認証をしなくてはいけません。

自分で株式会社設立をするのであれば、紙の定款で収入印紙を余分に支払っても良いと思います。電子定款認証をする環境を作るには、ICカードリーダを購入したり、PDF化するソフトを購入したりとお金もかかるし、調べながら行うと時間もかかるからです。

その点、電子定款認証をすると収入印紙代はかからないのですが、行政書士の先生や司法書士の先生にお願いする事になります。結果的に手数料がかかり、4万円以上の費用・コストが見込まれるかもしれません。

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